6.1 Struchtúr na Dréacht-tuarascála
Nuair a chríochnaítear na hagallaimh agus nuair a shoiléirítear na ceisteanna a eascraíonn as, réiteoidh an t-oifigeach imscrúdaithe dréacht-thuarascáil imscrúdaithe. Go ginearálta, beidh na nithe seo a leanas sa tuarascáil:
(i) An Gearánaí
Seo ráiteas an ghearáin mar a chuirtear in iúl don chomhlacht ag tús an imscrúdaithe. Más gá, d’fhéadfaí sonraí cúlra ábhartha faoi chúinsí an ghearánaí, agus aon déileáil leis an gcomhlacht a ndearnadh gearán faoi a áireamh.
(ii) Réamhscrúdú
Is gá forbhreathnú gairid a thabhairt ar chúrsa an réamhscrúdaithe d’fhonn na cúiseanna bunúsacha le cinneadh chun imscrúdú a dhéanamh a mhíniú.
(iii) Cúlra Dlí agus Riaracháin
Ba cheart cúlra dlí agus/nó riaracháin an chinnidh, scéim nó nós imeachta riaracháin, ábhar an ghearáin a leagan amach. De ghnáth, is é a bheidh i gceist anseo, míniú ar an mbunús dlí agus/nó ar na rialacha riaracháin ar a bhfuil an gníomh bunaithe. Má fuair an tOmbudsman comhairle dlí i ndáil leis an gcás, ba cheart tagairt a dhéanamh de ag an bpointe seo.
(iv) Imscrúdú
Is iondúil go dtosóidh an chuid seo le freagra ón gcomhlacht ar fhógra an imscrúdaithe. Ba cheart na príomhcheisteanna san imscrúdú a aithint agus fianaise/argóintí a chur chun tosaigh ar an dá thaobh (an gearánaí agus an comhlacht) arna gcur i láthair do na saincheisteanna ar fad. Ag an gcéim sin, tá cur i láthair fianaise/argóintí iomlán oibiachtúil agus ní áireofar iontu tuairimí nó conclúidí a bhaineann le fiúntais an cháis ná le bailíocht nó eile na gníomhartha a thóg aon duine aonair.
(v) Anailís
Sa chuid seo den tuarascáil déantar measúnú ar an bhfianaise agus déantar conclúidí ina leith. Ní féidir conclúidí cinnte a dhéanamh i gcónaí i ndáil le gach ceist a fhiosraítear in imscrúdú; d’fhéadfadh argóintí faoi choimhlint a bheith ann ar cheisteanna áirithe agus sa chás sin ní féidir leis an Ombudsman ach tuairisciú orthu. Ba cheart go mbeadh conclúidí cothrom, cóir agus oibiachtúil. Chun conclúid a dhéanamh ba cheart aird a thabhairt ar Guide to Standards of Best Practice for Public Servants (Treoir le Caighdeáin an Dea-Chleachtais d’Fhostaithe sa tSeirbhís Phoiblí) an Ombudsman lena n-áirítear bunphrionsabail an dea-riaracháin. Ba cheart go mbeadh aird ag na conclúidí chomh maith ar an seacht gceannteideal míriaracháin arna leagan amach in Alt 4(2)(b) den Acht Ombudsman, 1980.
(vi) Torthaí
Tá torthaí an Ombudsman bunaithe ar an bhfianaise agus ar chonclúidí agus, más cuí, ba cheart gach toradh a nascadh le ceann nó níos mó de na seacht gceannteideal míriaracháin arna leagan amach in Alt 4(2)(b) den Acht Ombudsman, 1980. Ba cheart go mbeadh na torthaí soiléir, achomair agus sreabhadh go loighciúil ó anailís ar an bhfianaise agus na conclúidí a chuirtear i láthair.
6.2 Ciorclaíocht na Dréacht-tuarascála
Ba cheart an dréacht-tuarascáil a chur faoi bhráid an Ard-Stiúrthóra lena bhreith agus, ina dhiaidh sin, cuirfidh sé/sí ar aghaidh chuig an Ombudsman é, más cuí. Nuair a aontaítear dréacht, caithfear aird a thabhairt ar fhorálacha Ailt 6(6) den Acht. Folaíonn sé nach ndéanfaidh “an tOmbudsman cinneadh ná lochtú a bheidh dochrach do phearsa i ráiteas, i moladh ná i dtuarascáil faoi fho-alt (1), (3) nó (5) den alt seo gan deis a thabhairt don phearsa an cinneadh nó an lochtú a mheas agus uiríolla a dhéanamh chun an Ombudsman i ndáil leis an gcéanna”. Caithfear cinneadh a dhéanamh ar cheart an dréacht ar fad, nó sleachta as, a chur ar fáil d’aon phearsa lena bhreith ag an gcéim seo. Má cháintear níos mó ná duine amháin sa dréacht-tuarascáil, ba cheart na sleachta ábhartha (a bhaineann leo féin) a thabhairt dóibh seachas cóip iomlán den dréacht-tuarascáil.
Nuair a fhaightear aon nótaí tráchta nó léirithe ó dhaoine aonair agus go ndéantar breith a orthu, beidh an comhlacht féin i dteideal deis a ghlacadh léirithe leis an Ombudsman i gcás go mbeartaítear cinneadh nó cáineadh a dhéanamh ina aghaidh. Seolfar an dréacht-tuarascáil, má leasaítear é chun na nótaí tráchta a fuarthas cheana féin ó dhaoine aonair, chuig ceann an chomhlachta lena bhreith.
Ní áireofar moladh an Ombudsman ar an gcás sa dréacht-tuarascáil a chiorclófar. Ba cheart a chinntiú go bhfuil stampa “Dréacht Amháin” ar an dréacht-tuarascáil, nó sleachta as, a chiorclaítear chuig na daoine ábhartha.
6.3 Críochnú na Tuarascála
I gcás go n-áirítear toradh nó cáineadh ar dhuine nó ar dhaoine i ndréacht-tuarascáil, ní féidir an tuarascáil imscrúdaithe a chríochnú go dtí go dtugtar deis don chomhlacht agus/nó do na daoine lena mbaineann chun léirithe a dhéanamh. Nuair a chomhlíontar an nós imeachta seo, ba cheart don oifigeach imscrúdaithe, agus breith déanta aige/aici ar pé léirithe a rinneadh, an tuarascáil a chríochnú. Má thagann aon argóintí nó fíricí nua chun tosaigh ag an gcéim seo, caithfear breith iomlán a dhéanamh orthu.
Más cuí, ba cheart alt a chuir isteach sa tuarascáil críochnaithe lena léiriú gur sásaíodh riachtanais Ailt 6(6). Áireofar sa tuarascáil deiridh chuig ceann an chomhlachta, ag an gcéim seo, moladh an Ombudsman.
De réir fhorálacha Ailt 6(2), ba cheart ráitis scríofa de thorthaí an imscrúdaithe a sheoladh chuig na daoine a luaitear ann.
Ba cheart an tuarascáil deiridh a sheoladh chuig ceann an chomhlachta agus freagra a iarradh ar na moltaí laistigh de choicís.
Má tá an tOmbudsman den tuairim nach bhfuil freagra an chomhlachta phoiblí ar mholtaí atá in imscrúdú sásúil, féadfaidh sé/sí tuarascáil a chur i láthair ar an ábhar chuid Tithe an Oireachtais faoi Alt 6(5) agus 6(7) den Acht Ombudsman, 1980.
Má chinntear tuarascáil a dhéanamh le Tithe an Oireachtais, ba cheart na daoine/comhlachtaí sa chuid seo a leanas (Fógra ar Thorthaí Imscrúduithe) a chur ar an eolas chomh maith.
6.4 Fógra ar Thorthaí Imscrúduithe
Má tá an tOmbudsman sásta le freagra an chomhlachta leis na moltaí sa tuarascáil imscrúdaithe, seolfar cóip den tuarascáil nó ráiteas de thorthaí an imscrúdaithe, de réir mar is cuí, chuig an ngearánaí. Ba cheart an gearánaí a chur ar an eolas chomh maith i dtaobh freagra an chomhlachta ar mholtaí an Ombudsman. De ghnáth, tabharfar cóip den tuarascáil iomlán don ghearánaí.
I gcás comhlachtaí a bhfuil caidreamh tuairiscithe aige le Roinn Stáit, tabharfar cóip den tuarascáil imscrúdaithe nó ráiteas de thorthaí an imscrúdaithe, de réir mar is cuí, chuig don Roinn sin. I gcúinsí áirithe d’fhéadfadh sé a bheith cuí comhlachtaí eile a chur ar an eolas.
Ba cheart a bheith cúramach lena chinntiú go bhfaigheann duine a bhfuil sé líomhnaithe gur ghlac siad an gníomh nó gur údaraigh siad gníomh lenar bhain an gearán, cóip den tuarascáil imscrúdaithe.
6.5 Foilsiú na Tuarascála
Ag brath ar shuntasacht fhoriomlán na tuarascála, ba cheart breith a thabhairt don fhéidearthacht an tuarascáil imscrúdaithe nó, go malartach, achoimre den tuarascáil, a fhoilsiú sna meáin. I gcás go bhfuil an tuarascáil le foilsiú, go hiomlán nó i bhfoirm achoimre, ba cheart a bheith cúramach chun aitheantas an ghearánaí a chosaint má iarrtar sin. Níor cheart ainm an ghearánaí a lua. I gcúinsí áirithe, d’fhéadfadh athruithe dréachtaithe a bheith ag teastáil chun a (h)aitheantas a chosaint.