4.1 Fógra maidir le Gearáin/Iarratais ar Thuairiscithe
Más féidir, iarrfaidh an tAonad Measúnaithe an fhaisnéis chuí ar an gcomhlacht poiblí ar an teileafón nó trí ríomhphost d’fhonn luas a chur le ham próiseála an ghearáin. I gcás nach féidir seo a dhéanamh (e.g. i gcás go bhfuil na nithe lena mbaineann an gearán mionsonraithe agus/nó casta) tugtar fógra maidir leis an ngearán agus iarratas ar thuarascáil i scríbhinn don chomhlacht. Sa chomhthéacs seo, tabharfar aird ar na comhaontuithe idirchaidrimh a aontaíodh leis an gcomhlacht áirithe sin.
I gcás go n-eisítear litreacha fógra agus iarratais ar thuairiscí, is iondúil go seoltar chuig an Oifigeach Idirchaidrimh sainithe sa chomhlacht sin iad. Is é an cuspóir go n-eiseofaí an litir fhógra agus an t-iarratas ar thuairisc laistigh de sheachtain amháin ó fhaightear an gearán, nó ó fhaightear ábhar breise ón ngearánaí, pé acu is cuí. Tugtar achoimre ar an ngearán sa litir. Ba cheart go léireofaí go soiléir inti gur amhlaidh na sonraí agus na sonraí a thug an gearánaí. Ba cheart tagairt a dhéanamh sa litir do gach pointe a ardaíonn an gearánaí. Mura gclúdaítear gnéithe den ghearán sa litir chuig an gcomhlacht, áfach, cuirfear an gearánaí ar an eolas agus tabharfar na cúiseanna a bhaineann leis dó/di. Iarrtar ar an gcomhlacht tuairisc mhionsonraithe a chur ar fáil ina leagfar amach a staid ar an gceist d’fhonn an tOmbudsman a chumasú le réamhscrúdú a dhéanamh ar an ngearán. Go ginearálta, ní dhéantar trácht sa litir ar thuillteanais an ghearáin. Ach, má bhí ábhar an ghearáin a d’ardaigh an gearánaí faoi réir gearán in aghaidh an chomhlachta cheana féin, d’fhéadfadh sé a bheith cuí aird an chomhlachta a tharraingt air sin ón tús.
I gcásanna nach bhfuil eolas ag an Aonad Measúnaithe ar an reachtaíocht chúlra, nó má thagraíonn an gearánaí do scéim agus nach bhfuil fáil ar chóipeanna den scéim, iarrtar ar an gcomhlacht chomh maith sonraí nó cóipeanna den reachtaíocht/scéim a chur ar fáil mar is cuí. Má bhíonn gá, le linn imscrúdaithe ar ghearán, scrúdú a dhéanamh ar chomhaid chomhlachta i ndáil le gearán, iarrfar an comhad go hiondúil tríd an Oifigeach Idirchaidrimh. Leagtar amach na treoirlínte mionsonraithe maidir le nósanna imeachta idirchaidrimh in Aguisín 5.
4.2 Gníomhartha Fad is Atáthar ar Thuairiscí
Éilítear ar chomhlachtaí freagra a thabhairt ar iarratas ar thuairisc a luaithe agus is féidir agus go ginearálta nach déanaí ná 14 lá tar éis an t-iarratas ar fhaisnéis a eisiúint. Má theipeann ar chomhlacht freagra a thabhairt, seoltar meabhrúcháin scríofa nó ar an teileafón mar a mheastar a bheith cuí. Is é an príomhthoisc a mbíonn tionchar aige ar an gcinneadh maidir le cén cúrsa a thógtar ‘cuntas teiste’ an chomhlachta lena mbaineann agus an cineál faisnéise a lorgaíodh. I gcás nach gcuirtear freagra ar fáil tar éis meabhrúcháin (nó meabhrúchán), d’fhéadfadh sé bheith riachtanach foráil Ailt 7(1)(a) den Acht Ombudsman a ghairm agus an t-oifigeach ábhartha a ghairm le freastal ar Oifig an Ombudsman. Ní eiseoidh ball foirne le rang níos ísle ná Imscrúdaitheoir gairm mar seo.
4.3 Anailís ar Chásanna
Ag deireadh an phróisis um bailiú faisnéise, ba cheart go mbeadh an t-oibrí cásanna in ann breith a dhéanamh ar cheart an cás a chríochnú nó an dteastaíonn imscrúdú níos mionsonraithe. Braitheann méid na hanailíse go ginearálta ar chastacht na saincheisteanna lena mbaineann agus an mhinicíocht a bhfuil an t-ábhar faoi réir gearáin leis an Ombudsman. I gcás topaicí a tharlaíonn go minic, ní bheidh sé riachtanach i gcónaí anailís a dhéanamh go mion ar na forálacha dlí ábhartha. Is féidir glacadh leis go bhfuil siad seo intuigthe cheana féin. I gcásanna atá réasúnta simplí, seans nach mbeidh ag teastáil ach an fhaisnéis a leaschraoladh nó comhairle a thabhairt maidir leis an mbealach is fearr le dul leis an gcomhlacht d’fhonn an fhadhb a réiteach.
Ach, i gcás go mbaineann an cás le saincheisteanna casta nó neamhghnácha, cuirfear an cás ar aghaidh chuig an Aonad Imscrúdaithe chun imscrúdú níos mine a dhéanamh. Má tá cás le haistriú chuig an Aonad Imscrúdaithe, comhlánóidh an t-oibrí cásanna teimpléad aistrithe ina leagfar amach an chúis gur cheart an cás a aistriú. Teastaíonn comhaontú Imscrúdaitheoir Sinsearach an Aonaid chun gach cás a aistriú.
4.4 An tAonad Imscrúduithe
Nuair a aistrítear an tAonad Imscrúduithe, leithdhálfaidh Imscrúdaitheoir Sinsearach an cás chuig oibrí ón Aonad sin. Scríobhfaidh an t-oibrí cásanna nua chuig an ngearánaí lena n-insint dó/di maidir leis an athrú san oibrí cásanna agus tosóidh an t-oibrí imscrúdú níos mine ar na saincheisteanna ag éirí as. Is é a d’fhéadfadh a bheith i gceist le himscrúdú níos mionsonraithe, athbhreithniú simplí ar an bhfaisnéis ar fad a bhaineann leis an ngearán a cuireadh ar fáil go dtí seo nó nach bhfuil ar fáil don Oifig. Níos minice ná sin, is é a bhíonn i gceist breisfaisnéise/soiléiriú a lorg ón gcomhlacht agus/nó an gearánaí.
4.5 Nós Imeachta Agallaimh
I rith an réamhscrúdaithe, b’fhéidir go mbeadh gá an gearánaí nó oifigigh an chomhlachta a chur faoi agallamh e.g. chun ceisteanna léirithe a phlé nó chun faisnéis a fháil. I ngach cás, mínítear nósanna imeachta an Ombudsman. Luaitear cuspóir an agallaimh agus insítear don duine/do na daoine go bhfuil an t-agallamh ina chuid den réamhscrúdú. Ba cheart a shoiléiriú chomh maoth go bhféadfadh na himeachtaí a bheith mar chuid d’imscrúdú, dá mbeadh gá ceann a dhéanamh.
(a) An Gearánaí a Chur faoi Agallamh
I gcás go gcinntear gearánaí a chur faoi agallamh déantar an t-agallamh ar bhealach ordaithe ach neamhfhoirmiúil. Cé go mbeidh taifead bheacht ag teastáil, níor cheart go gcuirfeadh an glacadh nótaí isteach ar an ngearánaí. Ba cheart go mbeadh an fhoireann cúramach a chinntiú go nglacann siad an t-am riachtanach agus go n-úsáideann siad an scil chuí chun muinín an ghearánaí a fháil, go háirithe i gcás go mbaineann an gearán le nochtadh sonraí príobháideacha teaghlaigh/pearsanta. Ag deireadh an agallaimh, ba cheart seic a dhéanamh leis an agallaí lena chinntiú go bhfuil an cuntas atá sna nótaí beacht.
(b) Oifigigh a chur faoi Agallamh
Go ginearálta, beidh Oifigeach Idirchaidrimh i gcomhlacht ar leith páirteach i ndéanamh socruithe d’fhoireann an Ombudsman baill foirne an chomhlachta sin a chur faoi agallamh; ach, i gcás roinnt comhlachtaí, déanfaidh an Oifig seo na socruithe go díreach le foireann ábhartha an chomhlachta. Socraítear agallaimh le hoifigigh roimh ré agus trí chomhaontú leis na hoifigigh lena mbaineann. Go ginearálta, bainfidh agallaimh le hoifigigh le ceann nó níos mó díobh seo a leanas:
(i) breis faisnéise a lorg atá ábhartha don ghníomh nó cinneadh
(ii) barúlacha/tuairimí na n-oifigeach lena mbaineann a phlé maidir leis na pointí a rinne an gearánaí
(iii) cleachtas riaracháin a bhain leis an gcinneadh agus an gcloíonn sé le dea-chleachtas agus/nó an dlí a phlé
(iv) i gcás go bhfuil fianaise ann a deir nár caitheadh leis an gcás go cóir, moladh go ndéanfadh an comhlacht athbhreithniú ar an gcás.
Is iondúil go dtaifeadann an Oifig agallaimh i scríbhinn ach, uaireanta d’fhéadfaí iad a thaifeadadh, más le gearánaithe nó oifigigh iad.
I gcás ar bith ina gceisteofar gníomhartha nó neamhghníomhartha daoine aonair, déanfaidh an tOmbudsman iarracht a chinntiú go gcaitear go cothrom leo siúd lena mbaineann agus go gcuirtear san áireamh leas na ndaoine ar fad a bhféadfadh tionchar a bheith ar a gcearta i rith imscrúdaithe agus go mbíonn meas orthu ar bhealach cuí. Feic chomh maith Treoirlínte um Nósanna Imeachta maidir le hAgallaimh Imscrúdaithe a Dhéanamh (Aguisín 8).
4.6 Tuarascálacha Réamhscrúdaithe
Críochnaítear gearáin Ombudsman trí mheán réamhscrúdaithe nó imscrúdaithe. I roinnt cásanna, d’fhéadfadh an tOmbudsman cinneadh a dhéanamh go n-eiseofaí Tuarascáil Réamhscrúdaithe (PER) don chomhlacht poiblí a bhfuil an gearán á dhéanamh ina leith fad is atá an cás i modh an réamhscrúdaithe. D’fhéadfadh sé seo tarlú má bhíonn an tOmbudsman den tuairim go bhfuil fianaise áirithe ann lena thabhairt le fios go bhfuil fiúntas ar leith ag an ngearán nach ndeachaigh an comhlacht poiblí i ngleic leis go fóill agus go mbeadh gá an gearán a uasghrádú chuig imscrúdú. Is iarracht deireanach atá sa PER chun an gearán a réiteach tríd an bpróiseas réamhscrúdaithe. Tá achoimre iomlán san PER ar an gcroífhaisnéis agus ar argóintí an cháis agus réamhthuairimí agus conclúidí sealadacha an Ombudsman. Ní áirítear moltaí foirmiúla ann. Iarrtar ar cheann an chomhlachta phoiblí lena mbaineann freagra a thabhairt ar an PER i scríbhinn don Ombudsman laistigh de thréimhse ama sonraithe.
4.7 An Réamhscrúdú a Chríochnú
Is iondúil go gcríochnófar an próiseas réamhscrúdaithe agus é mar thoradh air (a) nach féidir seasamh leis an ngearán, (b) gur réitigh an comhlacht poiblí an fhadhb, nó gur ofráil siad í a réiteach nó (c) gur cheart imscrúdú a dhéanamh ar an gcás. I gcás go dtarlaíonn (a) nó (b), scríobhfaidh an t-oibrí cásanna chuig an ngearánaí agus leagfaidh sé amach na cúiseanna leis sin. I gcás go bhfuil an tOmbudsman den tuairim go bhfuil fianaise áirithe ann lena thabhairt le fios go bhfuil fiúntas ar leith ag an ngearán nach ndeachaigh an comhlacht poiblí i ngleic leis go fóill agus go mbeadh gá an gearán a uasghrádú chuig imscrúdú, cuirfear an cheist faoi bhráid an Imscrúdaitheora Sinsearaigh. Má aontaíonn an tImscrúdaitheoir Sinsearach go mbeadh imscrúdú cuí, comhlánóidh an t-oibrí cásanna Foirm Thogra Imscrúdaithe le cur faoi bhráid an Phainéil Imscrúdaithe.
4.8 Gearán a Dhúnadh
Nuair a chríochnaítear an t-imscrúdú ar ghearán, dúntar an comhad ar an gcás. Cuirtear an comhlacht lena mbaineann ar an eolas go bhfuil an cás dúnta agus seoltar ar ais chuig an gcomhlacht aon pháipéir/chomhaid a fuarthas uaidh.
4.9 Athoscailt Cásanna
Uaireanta athosclófar gearán a bhí dúnta e.g., i gcás gur thug an gearánaí fianaise/argóint nua. I gcás nach bhfuil an gearánaí sásta le toradh an ghearáin leis an Ombudsman agus gur mian leis go n-athosclódh an Oifig a ngearán, leantar an nós imeachta achomhairc mar a leagtar amach in Aguisín 6.
4.10 Saincheisteanna Ginearálta ag Eascairt as Cásanna
I gcás go n-eascraíonn saincheist ghinearálta as gearán aonair, nó as roinnt gearán aonair, go hiondúil téitear i ngleic leis an ngearán aonair ar dtús, agus nuair a chríochnaítear é sin, ardaítear an tsaincheist ghinearálta leis an gcomhlacht. Sna cásanna seo, osclaítear comhad ginearálta agus teitear i ngleic leis an tsaincheist ghinearálta ábhartha leis an gcomhlacht faoi chlúdach an chomhaid ghinearálta.
4.11 Gearáin trí Ghaeilge
Bainistítear gearáin trí Ghaeilge i gcomhthéacs Acht na dTeangacha Oifigiúla, 2003, Rialacháin a rinneadh faoin Acht agus Comhscéim Oifig an Ombudsman/Oifig an Choimisinéara Faisnéise faoi Alt 11 den Acht. Foilsítear an Scéim ar shuíomh gréasáin an Ombudsman agus tá sé faoi iamh in Aguisín 7.