Aguisíní

Aguisín 1: Cairt Seirbhíse Cliaint

Tá Oifig an Ombudsman tiomanta d’ardchaighdeán seirbhíse a chur ar fáil dár gcliaint de réir Phrionsabail Dhea-Chleachtais an Ombudsman agus de réir phrionsabail Ardchaighdeáin Seirbhís do Chustaiméirí arna fhaomhadh ag an Rialtas. Cuireann an Oifig seirbhís scrúdaithe gearáin neamhspleách ar fáil dóibh siúd atá míshásta leis an gcaoi ar chaith comhlachtaí poiblí seo agus a d’fhulaing dá bharr. Tá réimse leathan cliant againn, lena n-áirítear gearánaithe aonair agus a n-ionadaithe, ionadaithe tofa cosúil le TDanna, Seanadóirí agus comhaltaí Údaráis Áitiúla, Ranna agus Oifigí Rialtais, comhlachtaí poiblí eile laistigh de dhlínse an Ombudsman cosúil le hÚdaráis Áitiúla agus Feidhmeannacht na Seirbhíse Sláinte, agus go leor comhlachtaí agus eagraíochtaí deonacha agus ionadaithe.

Teagmháil trí Theileafóin

Má dhéanann tú teagmháil linn trí theileafón déanfaimid iarracht:

·         do ghlaoch a fhreagairt a luaithe agus is féidir;

·         ár n-ainm agus ár réimse oibre a thabhairt duit nuair a fhreagraímid do ghlaoch;

·         a bheith cúirtéiseach agus cabhrach i gcónaí;

·         do cheist a fhreagairt ina iomláine; murar féidir linn sin a dhéanamh láithreach, tógfaimid do shonraí agus glaofaimid ar ais ort a luaithe agus is féidir linn;

·         freagra a thabhairt ar theachtaireachtaí glórphoist go pras;

·         bealach éasca teagmhála a chur ar fáil trí rochtain Íosghlao a chur ar fáil.

Comhfhreagras i Scríbhinn

Má sheolann tú litir, facs nó ríomhphost chugainn déanfaimid iarracht:

·         a chinntiú go bhfaighidh tú freagra iomlán laistigh de 20 lá oibre; murar féidir linn freagra iomlán a chur ar fáil sa tréimhse seo, scríobhfaimid chugat chun an chúis a mhíniú duit agus an uair go bhféadfaidh tú a bheith ag súil le freagra iomlán; ainm teagmhála, uimhir thagartha (más cuí) agus sonraí teagmhála eile (teileafón, facs, ríomhphost) a áireamh agus freagra á thabhairt;

·         scríobh chugat i dteanga shimplí agus shoiléir agus gan téarmaí teicniúla a úsáid murar gá.

Gearáin leis an Ombudsman

Má dhéanann tú gearán leis an Ombudsman faoi ghníomhaíochtaí chomhlacht poiblí, déanfaimid iarracht:

·         do ghearán a admháil laistigh de 7 lá;

·         insint duit cé chomh fada is a thógann sé scrúdú a dhéanamh ar ghearán mar seo de ghnáth;

·         tú a choinneáil ar an eolas ar dhul chun cinn an cháis;

·         tú a chur ar an eolas a luaithe agus is féidir agus chomh soiléir agus is féidir faoi thoradh an imscrúdaithe.

Cuairteoirí chuig an Oifig

Má thugann tú cuairt orainn:

·         caithfimid leat le cúirtéis, beidh meas againn ar do phríobháideacht agus beimid cóir inár ngnó leat;

·         buailfimid leat ag an am socraithe má bhíonn coinne agat;

·         déanfaimid iarracht na háiseanna cuí a chur ar fáil do chruinnithe;

·         ár n-oifigí poiblí a choinneáil glan a gus néata, ag cinntiú go sásaíonn siad caighdeáin shláinte agus shábháilteachta.

Seirbhís trí Ghaeilge

·         Déanfaimid gach iarracht freastal ar dhaoine ar mian leo a ngnó a dhéanamh linn trí Ghaeilge.

·         Tabharfar freagra i nGaeilge ar chomhfhreagras a fhaightear i nGaeilge.

·         Foilseoimid príomhcháipéisí lena n-áirítear ár Ráitis Straitéise, Tuarascálacha Bliantúla agus Tuarascálacha Imscrúduithe i nGaeilge agus i mBéarla go comhuaineach.

·         Cinnteoimid go mbíonn bileoga faisnéise ar fáil i nGaeilge agus i mBéarla.

·         Beidh an leagan Gaeilge dár suíomh cosúil leis an leagan Béarla a mhéid agus is indéanta.

·         Sásóimid ár dtiomantais faoi Acht na dTeangacha Oifigiúla 2003.

Comhionannas / Éagsúlacht

Táimid tiomanta do sheirbhís a chur ar fáil do gach cliant a sheasann lena cearta ar chóireáil chothrom a bunaíodh le reachtaíocht chomhionannais. Beidh sé mar aidhm againn a chinntiú go bhfuil ár seirbhísí agus áiseanna inrochtana dár gcliaint ar fad , lena n-áirítear iad siúd le riachtanais speisialta.

Gearáin/Achomhairc

Táimid sásta dul i ngleic le gearáin ó chliaint nach bhfuil sásta le caighdeán na seirbhísí nó leis an mbealach a sheachadann Oifig an Ombudsman iad. Ba cheart gearán a dhéanamh ar dtús le maoirseoir áitiúil sa rannóg chuí den Oifig. Mura bhfuil tú sásta leis an bhfreagra a fhaigheann tú agus más mian leat gearán foirmiúil a dhéanamh féadfaidh tú scríobh chuig Ceann na Seirbhísí Corparáideacha ag Oifig an Ombudsman, 18 Sráid Líosain Íochtarach, Baile Átha Cliath 2.

Mura bhfuil tú sásta le cinneadh an Ombudsman agus má tá eolas nó fianaise agat a chreideann tú nár cuireadh san áireamh an chéad uair, tig leat a iarradh go ndéanfaí athbhreith ar do ghearán. Déileálfaimid leat go cóir agus go neamhchlaonta agus geallaimid nach mbeidh tionchar ag do ghearán ar an gcaoi a chaithfimid leat amach anseo.

Monatóireacht agus Measúnú

Tomhaisfimid agus déanfaimid measúnú ar ár bhfeidhmíocht in aghaidh na dtiomantas inár gCairt. Tuairisceoimid ar ár bhfeidhmíocht inár dTuarascáil Bhliantúil, a bheidh ar fáil ar ár suíomh gréasáin.

Cabhraigh Linn Cabhrú Leat

Tig leat cuidiú linn agus muid ag iarraidh ardchaighdeán seirbhíse a thabhairt duit:

·         luaigh do ghearán chomh soiléir agus chomh achomair agus is féidir leat;

·         cinntigh go seolann tú cóipeanna de phríomhcháipéisí tacaíochta agus do ghearán á chur isteach;

·         luaigh aon uimhir thagartha ábhartha i ngach cumarsáid linn;

·         bí cúirtéiseach lenár bhfoireann, mar is mian leat go gcaithfí leatsa;

·         déan tráchtaí nó moltaí faoin tseirbhís a fhaigheann tú.

Comhairliúchán agus Aiseolas

Fáiltímid roimh do thráchtaí agus do mholtaí ar an gcairt seo agus an chaoi is féidir linn ár seirbhís a fheabhsú amach anseo. Dá mba mhian leat trácht nó moladh a dhéanamh, scríobh chuig Ceann na Seirbhísí Corparáideacha nó seol ríomhphost chuig ombudsman@ombudsman.gov.ie.

Tuilleadh Faisnéise a Fháil

Tá an Chairt seo ar fáil i bhformáid leictreonach ar ár suíomh gréasáin www.ombudsman.ie, áit a bhfuil sonraí maidir leis na seirbhísí, beartais agus sonraí teagmhála eile atá ar fáil.

Cá bhfaighidh tú muid:

Seo a leanas ár seoladh: Oifig an Ombudsman, 18 Sráid Líosain Íochtarach, Baile Átha Cliath 2; táimid oscailte don phobal ó 9.15am go 5.30pm gach lá. Bíonn oifigí sealadacha againn gach mí sna láithreacha seo a leanas: Corcaigh, Luimneach agus Gaillimh. Tá sonraí na láithreacha agus na n-amanna ar fáil ar ár suíomh gréasáin. Eagraímid clár cuairteanna réigiúnacha gach bliain chomh maith agus fógrófar sonraí díobh seo ar an suíomh gréasáin chomh freisin.

Is é ár bPríomhuimhir Ghutháin (01) 6395000 nó Íosghlao 1890 223030.

Má tá uimhir fholíne agat don duine ar mian leat labhairt leo féadfaidh tú teagmháil dhíreach a dhéanamh leis/léi trí (01) 639 + folíne a bhrú.

Ríomhphost: ombudsman@ombudsman.gov.ie

Leagtar amach sa Chairt seo caighdeáin na seirbhíse a bhfuil sé i gceist againn a chur ar fáil do chliaint. Tá sé i gceist againn ár bhfeidhmíocht a thomhais agus a mheas in aghaidh na gcaighdeán seo agus tuairisciú a dhéanamh orthu inár dTuarascáil Bhliantúil, a bheidh ar fáil ar ár suíomh gréasáin.

Aguisín 2:  Gearáin faoi Bhaill Foirne an Ombudsman ag Gearánaithe – Nósanna Imeachta Aontaithe

Is féidir gearánaithe deacra nó dúshlánacha a roinnt ina chatagóirí:

(a) iad siúd atá trámaithe, feargach agus frustraithe mar thoradh ar a bheith ina n-íospartaigh de mhíriarachán mar thoradh ar an gcaoi ar chaith comhlachtaí poiblí leo;

 (b) iad siúd atá cogaíoch agus ionsaitheach go bunúsach nó de bharr a gcúinsí pearsanta;

 (c) iad siúd atá frustraithe de bharr láimhseáil na hOifige ar a ngearán míriaracháin in aghaidh chomhlacht poiblí,

An Gá le Gearán a Dhéanamh a Bhaint:Freagracht Chomhaltaí Foirne

Cé go bhfuil gearáin in aghaidh comhaltaí foirne an-annamh, ar mhaithe le dea-sheirbhís do chustaiméirí, tá sé cuí go mbeadh nós imeachta i bhfeidhm le déileáil le cásanna mar seo.

Cé nach féidir coinne a bheith le cineál beacht na ngearán féideartha in aghaidh chomhaltaí foirne, ba cheart a thabhairt faoi deara go bhfuil téarmaí Chiorcláin na Roinne Airgeadais 26/04 – Cód um Chaighdeáin agus Iompar na Státseirbhíse – anois mar chuid de théarmaí agus coinníollacha seirbhíse gach státseirbhísigh. Éilítear i gciorclán 26/04 i ndáil lena ngnó leis an bpobal, gur cheart do státseirbhísigh:

·         a chinntiú go ndéileáiltear le gnóthaí bhaill an phobail ar bhealach báúil, éifeachtach agus pras;

·         a n-ainm a thabhairt i gcónaí d’aon bhall den phobal lena ndéileálann siad, seachas i gcás go dtugtar díolúine speisialta, mar shampla ar fhorais shlándála, agus

·         a chinntiú go ndéileáiltear le bhaill an phobail ar bhealach measúil.

Laghdófaí go mór an fhéidearthacht go mbeadh coimhlint le gearánaí i ndáil le láimhseáil a ngearáin ag an Oifig seo dá gcloífí go daingean agus go comhsheasmhach le treoirlínte um chaighdeán cáis na hoifige i rith an phróisis um láimhseáil gearáin. Anuas air sin, d’fhéadfadh tuilleadh gearán teacht chun cinn de bharr neamh-chomhlíonadh na foirne le Standards of Best Practice for Public Servants (Caighdeáin an Dea-Chleachtais d’Fhostaithe sa tSeirbhís Phoiblí) an Ombudsman. Luaitear anseo, inter alia;

·         Ciallaíonn déileáil “go neamhchlaonta” le daoine –

claontacht mar gheall ar inscne, stádas pósta, stádas teaghlaigh, gnéaschlaonadh, creideamh, aois, míchumas, cine, a bheith mar dhuine den lucht siúil, teanga, meon nó cáil nó mar gheall cé hiad féin nó cé ar a bhfuil aithne acu a sheachaint.

 Gearáin faoin bhFoireann – Nósanna Imeachta

·          I ngnáthchúrsa imeachta, iarrfar ar ghearánaithe sonraí an ghearáin a sheoladh i scríbhinn chuig an Ard-Stiúrthóir. Ach, i gcúinsí ar leith, d’fhéadfaí gearáin a dhéanamh leis an Oifig ar an teileafón, trí bhualadh isteach chuig an Oifig nó trí chomhfhreagras i.e. litir, facs nó ríomhphost.

·         Má mheastar go bhfuil an cheist sách tréan saineoidh an tArd-Stiúrthóir an comhalta foirne cuí le feidhmiú ina Oifigeach Gearán chun an gearán a scrúdú agus moltaí a dhéanamh i ndáil leis chuig an Ard-Stiúrthóir.

·         Ba cheart cáipéisíocht i ndáil leis an imscrúdú ar an ngearán a choinneáil i gcomhad cláraithe in Oifig ar leith agus níor cheart é a choinneáil i gcomhad pearsanra an té lena mbaineann an gearán.

·         Taispeánfar an fianaise ar fad a bhaileofar, lena n-áirítear an gearán bunaidh, don té lena mbaineann an gearán, agus tabharfar deis dóibh freagra a thabhairt ar an Oifigeach Gearán maidir leis an bhfianaise.

·         Beidh deis ag an gcomhalta foirne a ndearnadh an gearán fúthu trácht a dhéanamh ar an litir dheiridh chuig an ngearánaí sula n-eisítear é i ngach cás.

·         Má bhíonn easaontas idir an comhalta foirne agus an Oifigeach Gearán maidir le toradh an imscrúdaithe, ba cheart an cheist a chur faoi bhráid an Ard-Stiúrthóra le hathbhreithniú. Beidh cinneadh an Ard-Stiúrthóra cinniúnach. Ach, ní bheidh tionchar ag aon chinneadh a thógfar ar chearta aon duine faoin gCiorclán Airgeadais 11/2001 ina leagtar amach an nós imeachta athbhreithnithe le déileáil le fadhbanna gearáin laistigh den státseirbhís.

·         Ba cheart an litir dheiridh a chinntiú leis an Ard-Stiúrthóir agus, más cuí, leis an Ombudsman sula n-eisítear í.

·         Déileálfar le gach gearán ar a fhiúntas féin agus má sheastar leis, is leis an Ard-Stiúrthóir cinneadh a dhéanamh faoin sásamh le moladh ón Oifigeach Gearán.

Má sheastar le gearán, féadfaidh an tOifigeach Gearán gníomh a mholadh don Ard-Stiúrthóir chun na cúinsí lenar bhain an gearán a sheachaint arís.

Aguisín 3:  Sceideal do Chuairteanna ag an Ombudsman chuig Ionaid Eolais do Shaoránaigh Áirithe

Gaillimh 

Ionad Eolais do Shaoránaigh 

Teach Agaistín, Sráid Naomh Agaistín.

An dara Mháirt den mhí

10.00am-1.00pm agus 2.00pm-4.00pm

Luimneach

Ionad Eolais do Shaoránaigh

54 Sráid Chaitríona,

An Mháirt deiridh den mhí

10.00am-1.00pm agus 2.00pm-4.00pm

Corcaigh

Ionad Eolais do Shaoránaigh 

80 an Meal Theas,

An chéad Chéadaoin den mhí

10.00am-1.00pm agus 2.00pm-4.00pm 

Aguisín 4:  Saincheisteanna Dlínse – Oifig an Ombudsman – Oifig an Ombudsman do Leanaí

Faoi réir fhorálacha an Achta Ombudsman, 1980 arna leasú, tig leis an Ombudsman imscrúdú a dhéanamh ar aon ghníomh a thógann comhlachtaí poiblí ar leith nó a thógtar thar a gceann, más léir go raibh nó go bhféadfadh drochthionchar a bheith ag an ngníomh ar dhuine. (Alt 4(2)(a))

Faoi réir fhorálacha an Achta Ombudsman do Leanaí 2002, tig leis an Ombudsman do Leanaí imscrúdú a dhéanamh ar aon ghníomh a thógann comhlachtaí poiblí ar leith nó a thógtar thar a gceann, más léir go raibh nó go bhféadfadh drochthionchar a bheith ag an ngníomh ar leanbh. (Alt 8).

Seachas scrúduithe nó imscrúduithe ar cuireadh tús leo ach nár críochnaíodh sular cuireadh tús leis an Acht Ombudsman do Leanaí, ní dhéanfaidh an tOmbudsman iniúchadh ar aon ghníomh a raibh drochthionchar aige ar leanbh. (Alt 12 den Acht Ombudsman do Leanaí).

D’fhéadfadh tionchar diúltach a bheith ag roinnt gníomhartha ar leanbh, agus ag an am céanna, tig le gníomhartha eile, drochthionchar a bheith acu ar leanbh agus tuismitheoir nó caomhnóir nó duine éigin eile. D’fhéadfadh tionchar a bheith ag gníomhartha eile ar thuismitheoir nó caomhnóir nó ar dhuine éigin eile cé go mbaineann an gníomh ar bhealach éigin le leanbh – e.g. gearáin a bhaineann le híocaíochtaí sochair linbh do thuismitheoirí ón Roinne Gnóthaí Sóisialta agus Teaghlaigh. Ní shonraítear i gceachtar Acht cén Ombudsman a bhfuil dlínse acu i ndáil leis na drochthionchair “forluiteacha” seo. Ach tá sé fíorthábhachtach go gcumtar nósanna imeachta chun na saincheisteanna dlínse seo a shoiléiriú atá go hiomlán comhsheasmhach le téarma an Achta Ombudsman, 1980, arna leasú, agus téarmaí an Achta Ombudsman do Leanaí 2002.

Dá réir sin, ar mhaithe le dlínse na hOifige seo a shoiléiriú do ghearánaithe i ndáil le gearáin a bhaineann le leanaí agus ar mhaithe le forluí féideartha i ndlínse a sheachaint idir an Oifig seo agus Oifig an Ombudsman do Leanaí, nó chun an gearán céanna a chur ar aghaidh go comhuaineach chuig an dá Oifig, beidh feidhm ag na nósanna imeachta seo a leanas:

1.         Tar éis don Oifig seo fiosrúchán nó gearán a fháil i ndáil le gníomh a bhféadfadh drochthionchar a bheith aige ar leanbh nó a bhaineann le leanbh ar bhealach éigin, ba cheart céimeanna a ghlacadh láithreach lena shoiléiriú an cheist don Oifig seo nó d’Oifig an Ombudsman do Leanaí atá ann.

2.         Go ginearálta, d’fhéadfadh an Oifig seo gearáin a bhaineann le híocaíocht sochair reachtúla agus lánroghnacha agus deontais do thuismitheoirí/chaomhnóirí i ndáil le leanaí – e.g. Sochar Linbh, Liúntas Cúraim Baile, Liúntas Leasa Forlíontach, Íocaíochtaí Riachtanas Eisceachtúil, etc. a thabhairt isteach lena scrúdú nó lena n-iniúchadh.

3.         Go ginearálta, ní ligfidh an Oifig isteach gearáin a bhaineann le saincheisteanna chúram leanaí (e.g. mí-úsáid, altramú, uchtú, cúnamh riachtanas speisialta, bulaíocht ar scoil etc.) lena scrúdú nó iniúchadh. D’fhéadfadh gearáin mar seo teacht faoi shainchúram an Ombudsman do Leanaí agus ba cheart an gearánaí a chur ar an eolas de réir na socruithe a leagtar amach in alt 8 thíos.

4.         I gcás amhrais maidir le hinghlacthacht gearán ar leith, tá socruithe comhairliúcháin curtha i bhfeidhm ag an dá Oifig. Tá beirt teagmhála ceaptha ag an dá Oifig chun na críche seo. I gcás na hOifige seo, is baill den Bhord Sláinte/Rannóg an Leasa Shóisialaigh agus Rannóg na Státseirbhíse iad na daoine teagmhála.        

5.         Ar mhaithe lena chinntiú go mbíonn cur chuige comhsheasmhach le láimhseáil gearáin laistigh de na comhlachtaí a thagann laistigh de dhlínse an dá Oifig, agus cur chuige comhsheasmhach le cur ar aghaidh gearáin ag an dá Oifig, i gcónaí, déanfaidh an dá Oifig iarracht a chinntiú go bhfuil duine amháin ag na comhlachtaí poiblí ar fad le feidhmiú mar oifigeach idirchaidrimh leis an dá Oifig.

6.         Go ginearálta, ní ghlacfaidh an Oifig seo, lena scrúdú nó iniúchadh, gearán a cuireadh faoi bhráid Oifig an Ombudsman do leanaí cheana féin. Mar thoradh ar an nós imeachta in alt 8 thíos a úsáid, nó eile, má bhíonn sé soiléir go ndearnadh gearán den chineál sin leis an Oifig seo, rachaidh na daoine teagmhála dá dtagraítear in alt 5 thuas i gcomhairle agus aontóidh siad cé acu den dá Oifig is ceart glacadh leis an ngearán lena scrúdú nó iniúchadh.

7.         Nuair a fhaightear gearán den chineál a ndéantar cur síos air in alt 1, iarrfaidh an Oifig seo ar an ngearánaí a lua ar cuireadh an cás faoi bhráid Oifig an Ombudsman do Leanaí cheana féin. I gcás gur léir gur cuireadh an gearán faoi bhráid an dá Oifig, gairfear ar an nós imeachta a luaitear in alt 7. Nuair a chinntear cén Oifig is ceart dlínse a ghlacadh i ndáil le gearán, cuirfidh an Oifig an gearánaí ar an eolas dá réir. I gcás go bhfuil an gearán ábhartha d’Oifig an Ombudsman do Leanaí, cuirfear an gearánaí ar an eolas coinneáil le cás leis an Oifig sin go díreach, nó más mian leis/léi, d’fhéadfaí é a chur ar aghaidh chuig an Oifig sin thar a c(h)eann. Coinneoidh an Oifig seo taifead ar na gearáin ar fad den chineál sin a chuirtear ar aghaidh chuig Oifig an Ombudsman do Leanaí.

8.         Agus cinneadh á dhéanamh maidir le gearán den chineál a ndearnadh cur síos air in alt 1 a ghlacadh lena scrúdú nó iniúchadh, beidh aird ag an Oifig seo ar fhorálacha an Achta Ombudsman, 1980, arna leasú, amháin.

Aguisín 5:  Socruithe Idirchaidrimh le Comhlachtaí i Sainchúram an Ombudsman

Réamhrá

Léiríonn taithí de bheith ag déileáil le gearáin go bhfuil buntáiste praiticiúil d’Oifig an Ombudsman agus don chomhlacht ar leith, a ndearnadh an gearán leis an Ombudsman ina leith, oifigeach a bheith ag an gcomhlacht sin le feidhmiú mar oifigeach idirchaidrimh idir an dá chomhlacht. Is é is cuspóir leis an gcáipéis seo, an cineál comhaontaithe idirchaidrimh a fheidhmíonn Oifig an Ombudsman i ndéileáil le comhlachtaí faoi réir dlínse an Ombudsman a leagan amach ar bhealach ginearálta. D’fhéadfadh Oifig an Ombudsman socruithe aonair a chomhaontú le comhlachtaí aonair ach beidh sé seo laistigh de chomhthéacs na socruithe leathana a ndéantar cur síos orthu thíos i gcónaí.

1.  Ba cheart go mbeadh an tOifigeach Idirchaidrimh a cheapann an comhlacht ag leibhéal sinsearach cuí – ach, is de rogha an chomhlachta féin é seo.

2.  Is iad príomhfheidhmeanna an Oifigigh Idirchaidrimh:

     - feidhmiú mar phointe tosaigh teagmhála in aon chás idir Oifig an Ombudsman agus an comhlacht;

     - cinntiú go gcuirtear aon fhiosrúchán scríofa nó ó bhéal a thagann chuig Oifig an Ombudsman chuig an rannóg/na rannóga cuí láithreach;

     - cinntiú go sásaítear gach teorainn ama a bhaineann le hiarratais ar fhaisnéis, nó le freagraí ar ghearáin, ó Oifig an Ombudsman;

     - cinntiú go bhfuil fáil éasca ar na comhaid agus cáipéisí ábhartha ar fad lena n-iniúchadh nuair a iarrann Oifig an Ombudsman iad;

     - cinntiú go gcuirtear áiseanna oiriúnacha ar fáil d’fhoireann an Ombudsman nuair a thagann siad ar cuairt chuig an gcomhlacht.

3.  Agus oifigeach a ainmniú le haghaidh dualgas idirchaidrimh, ba cheart aird a bheith ar na feidhmeanna thuas, agus ar na gnéithe seo a leanas:-

      - an gá le rochtain éasca ar Cheann an chomhlachta;

      - ba cheart go mbeadh an té a ainmneofar sách sinsearach is go n-éascóidh sé próiseáil gearán go tapa agus go héifeachtúil laistigh den chomhlacht, agus

      - an riachtanas go mbeadh an duine inrochtana go héasca ag foireann an Ombudsman.

Imscrúduithe/Iniúchtaí de chuid an Ombudsman

4.  Tá cumhacht ag an Ombudsman le pé nósanna imeachta is a mheasann sé/sí a bheith cuí a leasú chun imscrúdú/iniúchadh a dhéanamh. Ach, beidh aird i gcónaí ag an Ombudsman ar riachtanais comhlachta ar leith chun nósanna imeachta i gcás ar bith a chinneadh.

5.  I gcás réamhscrúdaithe, is é an tOifigeach Idirchaidrimh an chéad duine a dhéanfaidh Oifig an Ombudsman teagmháil leis. Ba cheart dó nó di, i gcás fiosrúcháin trí theileafón, pé rannóg den chomhlacht lena mbaineann a thabhairt le fios. Más féidir, ba cheart dó/di ainm an oifigigh ar leith a bheadh in ann freagra a thabhairt ar an bhfiosrúchán a thabhairt d’Oifig an Ombudsman, ionas gur féidir le hOifig an Ombudsman teagmháil a dhéanamh ansin leis an oifigeach agus iarracht a dhéanamh an cheist a réiteach. I gcás go ndéantar gearáin i scríbhinn, ba cheart don Oifigeach Idirchaidrimh a chinntiú go gcuirtear aon litir chuig Oifig an Ombudsman chuig an rannóg chuí. Tá ról lárnach ag an Oifigeach Idirchaidrimh chun aon deacrachtaí a ardaítear a réiteach, go háirithe chun próiseáil an líon beag cásanna óna dteastóidh breith láithreach agus práinneach a éascú taobh amuigh den ghnáthnós imeachta.

     I roinnt cásanna, b’fhéidir go mbeadh saincheisteanna íogaire i gceist le gearáin e.g. líomhaintí in aghaidh daoine aonair a d’fhéadfadh a bheith clúmhillteach. Cuirfear gearáin den chineál sin ar aghaidh go ginearálta chuig Ceann an chomhlachta (nó, uaireanta, chuig bainisteoir sinsearach eile) chun freagra cuí a fháil.

      Ba cheart freagra a thabhairt ar iarratas tosaigh ó Oifig an Ombudsman ar thuarascáil ar ghearáin laistigh de 28 lá ó fhaightear an t-iarratas. Ba cheart freagra a thabhairt ar iarratas ó Oifig an Ombudsman ar ábhar nó ar fhaisnéis bhreise laistigh de 21 lá ó fhaightear an t-iarratas.  

6.  I gcás go gcinneann an tOmbudsman imscrúdú a dhéanamh ar ghearán faoin Acht Ombudsman, scríobhfaidh an Oifig seo chuig Ceann an chomhlachta lena mbaineann le hachoimre ar an ngearán agus ag iarradh breithnithe scríofa ina leith. Seolfar cóip den chomhfhreagras seo chuig an Oifigeach Idirchaidrimh. Ba cheart déileáil le cumarsáid mar seo mar thosaíocht agus ba cheart freagra a eisiúint laistigh de 14 lá ó fhaightear é. Mura nglacann an comhlacht gur féidir leis an Ombudsman imscrúdú a dhéanamh ar ghearán go bailí (e.g., má mheasann sé nach féidir leis an Ombudsman an t-ábhar a fhiosrú nó má mheasann sé nach mbaineann an gearán leis an gcomhlacht), ba cheart don Cheann tuairim an chomhlachta a chuir in iúl don Ombudsman i scríbhinn laistigh de sheacht lá.

Formáid mholtaí do fhreagraí le hoifig an Ombudsman (Réamhscrúdú agus Imscrúdú)

7.   Go ginearálta, beidh achoimre ar chúinsí an cháis in iarratais ó Oifig an Ombudsman ar thuarascáil ar ghearán (mar a fheiceann an gearánaí é) mar aon le sonraí ar ghníomh an chomhlachta, arb é ábhar an ghearáin é, mar a líomhnaíonn an gearánaí.

      Ba cheart do fhreagra an chomhlachta:

      Tabhairt le fios go soiléir an nglacann sé le cúinsí an cháis mar a leagann an gearánaí amach iad.  Mura nglacann, ba cheart don chomhlacht a chuntas féin a thabhairt ar na himeachtaí as ar eascair an gearán agus ba cheart dó na teagmhálacha idir é agus an gearánaí maidir leis na himeachtaí sin a leagan amach;

      Tabhairt le fios an léiríonn a sheasamh sa cheist, mar a líomhnaíonn an gearánaí, go beacht seasamh fíor an chomhlachta.  Mura léiríonn, ba cheart dó a sheasamh i ndáil leis an gcinneadh nó gníomh líomhnaithe a thabhairt;

      An bunús ar leith lena chinneadh nó lena ghníomh a lua trí thagairt do na treoirlínte, an scéim, rialachán nó reacht ábhartha, de réir mar is cuí. I roinnt cásanna d’fhéadfadh comhlacht cóip den reachtaíocht nó de na treoirlínte ábhartha a seoladh chuig an Ombudsman. I gcás ar bith, d’fhéadfadh an tOmbudsman iarradh go gcuirfí cóip de ar fáil mura bhfuil sé ar fáil dó/di ar bhealach eile;

      Cúis an chomhlachta le cinneadh nó gníomh an chomhlachta sa cheist a thabhairt le fios.

Soláthar Cáipéisí, Finnéithe, etc.

8. Tig leis an Ombudsman, chun críocha réamhscrúdaithe nó iniúchta, a éileamh go dtabharfaí aon fhaisnéis nó cáipéis nó aon rud eile atá ábhartha don imscrúdú nó iniúchadh dó/di. Más cuí, d’fhéadfadh an tOmbudsman a éileamh ar aon duine a mheasann sé/sí a bheith i seilbh aon fhaisnéise, cáipéise nó ruda eile teacht os a c(h)omhair chun críocha é a thabhairt dó/di. Caithfidh comhlachtaí cloí le riachtanais an Ombudsman i ndáil leis seo. Faoi réir chomhaontú an Ombudsman, agus nuair a iarrann an duine lena mbaineann, tig leis an Oifigeach Idirchaidrimh freastal ar aon agallamh idir an Ombudsman (nó a f(h)oireann) agus an duine lena mbaineann.

Cásanna a Bhaineann le hOifigigh nó Fostaithe Aonair

9.  I roinnt cásanna, féadfar gearán a dhíriú ar bhall foirne aonair, nó d’fhéadfadh an tOmbudsman a mheas go bhfuil sé cuí, d’fhonn a (h)imscrúdú nó a (h)iniúchadh a dhéanamh, mionscrúdú a dhéanamh ar ghníomhartha bhall foirne aonair. I gcásanna mar seo, ba cheart don Oifigeach Idirchaidrimh (nó bainisteoir sinsearach eile ar cuireadh an gearán in iúl dóibh) an ball foirne lena mbaineann a chur ar an eolas láithreach go bhfuil scrúdú á dhéanamh ar a g(h)níomhartha.  Mura bhfuil an ball foirne sásta gur léiríodh a s(h)easamh i gceart ina aon fhreagra a sheoltar chuig an Ombudsman, d’fhéadfadh gur mian leis/léi a t(h)ráchtaí féin a chur chuig an Ombudsman é/í féin. Ba cheart gach áis, lena n-áirítear rochtain ar na comhaid ábhartha (más gá) a thabhairt don bhall foirne lena mbaineann le cuidiú leis nó léi chun aighneacht a réiteach. I gcás gur réitigh an tOmbudsman dréacht-tuarascáil, féadfaidh sé/sí sleachta ábhartha den dréacht a sheoladh chuig aon bhall foirne aonair, sa chomhlacht lena mbaineann an gearán, agus tráchtaí nó léirithe a iarradh orthu i ndáil leis an dréacht beartaithe. Beidh teorainn ama 14 lá ó fhaightear an fiosrúchán ón Ombudsman chun aighneachtaí pearsanta a chur chuig an Ombudsman.

Coinneoidh Oifig an Ombudsman an tOifigeach Idirchaidrimh ar an Eolas

10. Mar gurb é an tOifigeach Idirchaidrimh an príomhbhealach cumarsáide idir Oifig an Ombudsman agus an comhlacht poiblí ar leith, tá sé ríthábhachtach go gcoinnítear an tOifigeach Idirchaidrimh ar an eolas maidir le gach forbairt idir an dá chomhlacht. Déanfaidh Oifig an Ombudsman iarracht a chinntiú go mbeidh an Oifigeach Idirchaidrimh ar an eolas, mar shampla, trí ghearáin a chur tríd an Oifigeach Idirchaidrimh (ach ní i ngach cás ná do gach comhlacht), trí chóipeanna de gach comhfhreagras suntasach a sheoladh chuig an Oifigeach Idirchaidrimh (e.g. cásanna imscrúdaithe), agus trí theagmhálacha neamhfhoirmiúla. Athróidh leibhéal na teagmhála seo ó chomhlacht go comhlacht ag brath, go háirithe, ar líon na ngearán a dhéantar in aghaidh na comhlachta ar leith.

      Cuirfear an tOifigeach Idirchaidrimh ar an eolas nuair a chríochnaítear gearán agus cén toradh a bhí air. Go ginearálta, déanfar é seo go tréimhsiúil (e.g. go míosúil) seachas ar bhonn cás ar chás. I roinnt cásanna, tabharfar aiseolas breise don Oifigeach Idirchaidrimh maidir le toradh gearáin.

Aguisín 6:  Nós Imeachta Achomhairc – Oifig an Ombudsman

1.1       Réamhrá

Déileálann an nós imeachta achomhairc seo d’Oifig an Ombudsman le cás nach bhfuil an gearánaí sásta le toradh an ghearáin leis an Ombudsman agus gur mian leis go n-athscrúdóidh an Oifig a ghearán.  Seans nach gclúdódh an nós imeachta gach féidearthacht a d’fhéadfadh tarlú, ach ba cheart an prionsabal ginearálta a leagtar amach thíos a chur i bhfeidhm le haon chás eisceachtúil a thitfeadh lasmuigh de scóip na cáipéise seo.

Tá nós imeachta ar leith i bhfeidhm do ghearáin in aghaidh fhoireann na hOifige.

1.2       Prionsabail Ghinearálta

Bunphrionsabal de chreat achomhairc is ea go mbeadh freagracht ar dhuine, nach raibh aon bhaint acu roimhe seo leis an gcás agus atá i bpost níos sinsearaí, as an gcinneadh chun cás a athoscailt agus as athbhreithniú a dhéanamh ar an raibh an cinneadh bunaidh ceart nó nach raibh.

Beidh deis ag oibrí cásanna bunaidh (feic an ghluais ag an deireadh i gcomhair sainmhínithe) tuairim a thabhairt i ngach cás ar fhiúntas an achomhairc, agus aird ar Chritéir Inghlacthachta achomhairc arna leagan amach in alt 3.0 thíos. I ngach cás, cuirfear an t-oibrí cásanna bunaidh ar an eolas maidir le réamhchinneadh an athbhreithneora agus tabharfar deis dóibh tuairim a thabhairt sula ndéantar an cinneadh deiridh.

Déanfar socruithe oiriúnacha d’oibrithe cásanna atá ar saoire.

Ba cheart go mbeadh meas ag gach comhalta den eagraíocht ar an bprionsabal nemo iudex in causa sua agus feidhmiú go gairmiúil agus go neamhchlaonta le gearánaithe agus le comhghleacaithe agus obair achomhairc ar siúl.

Cuirfear an gearánaí ar an eolas maidir leis an bpróiseas agus ar dhul chun cinn.

2.         An Próiseas Achomhairc

2.1       Achomharc a Dhéanamh                                                                                                                                                                                                                            

• Foilseofar an Nós Imeachta Achomhairc ar shuíomh gréasáin na hOifige agus i Lámhleabhar Alt 16 na hOifige.
• Sa litir ghlactha a seoltar chuig gearánaithe tar éis an gearán a scagadh, caithfear na nithe seo a leanas a mhíniú:-

• Is iondúil go seolfar achomhairc chuig an oibrí cásanna bunaidh a sheolfaidh ar aghaidh chuig an mBainisteoir Achomharc iad de réir an phróisis thíos (2.2).

2.2       Achomharc a Phróiseáil

2.2.1    Céim 1 – An tOibrí Cásanna

• Nuair a fhaigheann an t-oibrí cásanna bunaidh an t-achomharc, scrúdóidh sé/sí é agus scríobhfaidh sé/sí nóta gairid ar an CES chuig an mBainisteoir Achomharc, ag freagairt do na pointí a dhéantar. Sa nóta sin, ba cheart go bpléifeadh an t-oibrí cásanna go cuimsitheach leis na hargóintí a chuir an gearánaí chun tosaigh agus a lua cén fáth go gceapann sé/sí gur cheart nó nár cheart an cás a athscrúdú nó seasamh leis an achomharc.            
• Sa chás go ndéantar achomharc ar bhonn faisnéise nua, ábhartha, ba cheart an Bainisteoir Achomharc a chur ar an eolas faoi seo.
• Luafaidh an t-oibrí cásanna an raibh a b(h)ainisteoir líne páirteach go gníomhach sa phróiseas imscrúdaithe agus cinnteoireachta.
• Seolfaidh an t-oibrí cásanna bunaidh an t-achomharc agus an nóta a ghabhann leis chuig an mBainisteoir Achomharc laistigh de 5 lá oibre óna fháil agus seolfar cóip chuig a b(h)ainisteoir líne.

2.2.2    Céim 2 – An Bainisteoir Achomharc

• Nuair a fhaightear an t-achomharc, logálfaidh agus admhóidh an Bainisteoir Achomharc é. San admháil ar an litir, cuirfear i gcuimhne don ghearánaí nach bhfuil ach próiseas achomhairc amháin ann agus iarrfar orthu an fhaisnéis bhreise ábhartha nó an argóint ábhartha ar fad a thabhairt laistigh de 7 lá oibre.
• Más léir nach sásaíonn an t-iarratas ar achomharc na critéir ábhartha (liostaithe i 3.0) séanfar an t-iarratas agus cuirfidh an Bainisteoir Achomharc é sin in iúl don ghearánaí.
• I gcás go nglacann an Bainisteoir Achomharc le hachomharc, taifeadfar sa CES é trí “A” a chuir isteach tar éis uimhir an ghearáin.
• Má tá an t-achomharc bunaithe ar fhaisnéis nua, ábhartha amháin, cuirfidh an Bainisteoir Achomharc san áireamh é seo chun críche taifead staitistiúla agus seolfar an cás ar ais chuig an oibrí cásanna bunaidh, lena ath-imscrúdú agus lena dhúnadh, más féidir. Ní bheidh aon ionchur eile ag an mBainisteoir Achomharc sa chás. Ba cheart go ndéanfadh an t-oibrí cásanna iarracht an cás a dhúnadh laistigh de mhí amháin.
• I gcás go mbunaítear an t-achomharc ar lochtanna a mheastar a bheith sa phróiseas nó cinneadh bunaidh (feic cuid 3.0), cuirfidh an Bainisteoir Achomharc an cás ar aghaidh chuig Maoirseoir (seachas an bainisteoir líne / maoirseoir bunaidh), feic gluais chum sainmhíniú a fháil ar Mhaoirseoir)
• I gcás go gcuirtear an t-achomharc as ais chuig an oibrí cásanna, nó go leithdháiltear do Mhaoirseoir é, cuirfidh an Bainisteoir Achomharc sin in iúl don achomharcóir. Leagfar amach an t-amscála dóchúil críochnaithe sa litir seo.
• Beidh an Maoirseoir ar a laghad grád amháin níos sinsearaí ná an t-oibrí cásanna bunaidh. I gcás go raibh bainisteoir líne an oibrí cásanna bainteach cheana i gcinnteoireacht an cháis, beidh an Maoirseoir i ngrád níos airde ná bainisteoir líne an oibrí cásanna, (Feic an aguisín chun sonraí breise a fháil)

2.2.3    Céim 3 – An Maoirseoir

• Glacann an Maoirseoir leis an achomharc agus tugann sé faoi deara tráchtaí an oibrí cásanna bunaidh.
• Tig leis an Maoirseoir imscrúdú a dhéanamh ar an gcás é/í féin, nó tig leis/léi cúnamh a fháil ó oibrí cásanna eile nach raibh bainteach leis an gcás roimhe sin.
• Ba cheart go ndéanfadh an Maoirseoir iarracht teacht ar a c(h)inneadh ar an gcás laistigh de mhí amháin.
• Má tá cúnamh á lorg aige/aici ó oibrí cásanna eile, scrúdóidh an Maoirseoir a c(h)onclúidí nuair a fhaightear iad. Déanfaidh an Maoirseoir a c(h)inneadh féin ar an gcás. Rachaidh sé/sí, má chinneann sé/sí an cinneadh bunaidh a chur ar ceal, i gcomhairle leis an oibrí/na hoibrithe cásanna roimh an gcinneadh deiridh a dhéanamh.
• I gcás nach féidir cinneadh iomlán a dhéanamh ar an gcás de bharr chomh casta is atá sé, ach go bhfuil cúis aimsithe chun ath-imscrúdú a dhéanamh ar an gcás, tig leis an Maoirseoir an cás a chur ar ais chuig an oibrí cásanna bunaidh le treoir, nó é a thabhairt d’oibrí cásanna eile a bhí bainteach leis an gcás le déanaí.
• Taifeadfaidh an Maoirseoir a c(h)inneadh (toradh deiridh nó cinneadh chun an cás a athoscailt) agus an bunús leis agus cuirfidh sé/sí an Bainisteoir Achomharc ar an eolas faoin gcinneadh. Áireoidh an maoirseoir dréachtfhreagra beartaithe chuig an ngearánaí agus áireofar pointe 3 de 2.2.4 thíos ann.
• Má dhéantar cinneadh chun ath-imscrúdú fairsing eile a dhéanamh, cuirfear an toradh a mholtar ar aghaidh chuig an Maoirseoir nuair atá sé ar fáil. Déanfaidh an Maoirseoir an cinneadh deiridh. Arís, cuirfear in iúl don Bhainisteoir Achomharc é seo.

2.2.4    Céim 4 – An Bainisteoir Achomharc (AM)

• Tabharfaidh an AM moladh an Mhaoirseora chun an cás a dhúnadh faoi deara. Beidh an AM sásta go bhfuil gach ní clúdaithe.
• Le faomhadh an Bhainisteora Achomharc, síneoidh an Maoirseoir an litir dhúnta agus eiseoidh sé í.
• Cinnteoidh an AM i gcás go seastar le hachomharc go nglactar leithscéal leis an ngearánaí agus go dtugtar míniú dóibh ar an athrú sa toradh. Má shéantar an t-achomharc, cuirfear cúiseanna ar fáil.
• I gcás go seastar le hachomharc, pléifidh an Bainisteoir Achomharc leis an Maoirseoir an féidir le haon fhoghlaim eagraíochtúil teacht as agus aontóidh siad bealach lena dhéanamh.
• Cothóidh an Bainisteoir Achomharc staitisticí ar an líon achomharc agus ar an líon a seastar leo. Aithneoidh sé/sí an líon achomharc bunaithe ar fhaisnéis amháin chomh maith. Roinnfear na staitisticí seo leis an Oifig go bliantúil.

2.3       Achomharcóirí Seasmhacha

·         I gcás go leanann gearánaí ag déanamh gearán ar shaincheist a bhfuil cinneadh déanta ina leith cheana, ba cheart iad seo a chur ar aghaidh chuig an mBainisteoir Achomharc.

• Má tá cúinse eisceachtúil i gceist, inar tháinig faisnéis nua chun cinn nach raibh fáil ag an ngearánaí air nuair a rinneadh an t-achomharc bunaidh, tig leis an mBainisteoir Achomharc ansin, i gcomhairle leis an Maoirseoir nó leis an oibrí cásanna bunaidh, cinneadh a dhéanamh an cás a phróiseáil arís mar achomharc / athbhreithniú.
• I bhformhór cásanna, eiseofar litir chaighdeánach ina luafar gur cuireadh achomharc ar fáil agus nach ndéanfaidh an Oifig aon ghníomh eile. Le faomhadh an Ombudsman i ngach cás, inseofar don ghearánaí, de bharr cinntí agus gníomhartha níos túisce, go gcuirfear an comhfhreagras is déanaí uathu ar an gcomhad gan aon ghníomh/trácht eile a dhéanamh.

3.0       Critéir le glacadh le hachomharc

Agus cinneadh á dhéanamh maidir le cás a athoscailt, ba cheart aird a thabhairt ar na critéir seo a leanas d’fhonn cinneadh a dhéanamh an bhfuil cás réasúnach déanta ag an ngearánaí chun an gearán a athoscailt.  Ba cheart go mbeadh an gearánaí in ann a léiriú:

·         go bhfuil fianaise/faisnéis nua ar fáil anois a bhféadfadh tionchar a bheith aige ar an gcinneadh bunaidh sa chás

·         gur theip ar an Oifig imscrúdú a dhéanamh ar shaincheist ábhartha nó substaintiúil

·         gur theip ar an Oifig faisnéis ábhartha agus riachtanach
a fháil ón gcomhlacht lena mbaineann

·         go bhfuil seasamh an chomhlachta mícheart; ba cheart fianaise a thabhairt
lena chruthú, más féidir

·         gur míléirigh nó míthuig an Oifig seo an gearánaí

·         go raibh cinneadh na hOifige mícheart nó míréasúnach i gcomhthéacs an ghearáin a rinneadh nó comhthéacs ar leith an cháis

·         go bhfuil an t-achomharc á dhéanamh laistigh d’am réasúnach i.e. nach mó ná mí amháin ó rinneadh an cinneadh. I gcás go bhfaightear iarratas ar achomharc tar éis an ama seo, tig leis an mBainisteoir Achomharc glacadh leis ar bhonn roghnach, ag brath ar na cúinsí ar leith.

Arna fhaomhadh:- 4 Aibreán 2011

Aguisíní

A         Sainmhíniú ar Oibrí Cásanna

Is é is oibrí cásanna an duine a bhí ag déileáil go príomha leis an gcás, le roinnt cúnaimh nó maoirsithe b’fhéidir ó bhainisteoir líne. Tig le grád ar bith a bheith ag oibrí cásanna ó CO, EO, HEO nó Imscrúdaitheoir.

B         Maoirseoir

Tig leis an Maoirseoir a bheith ag leibhéal Imscrúdaitheora, Imscrúdaitheora Sinsearaí nó Ard-Stiúrthóra; uaireanta is é an tOmbudsman a bhíonn i gceist. Braithfidh grád an Mhaoirseora ar an té a “cheadaigh” an cinneadh/litir dheiridh. ciallaíonn “ceadaigh” go léirítear sa chomhad go raibh an duine lena mbaineann bainteach i gcinneadh an cháis nó go raibh siad ar an eolas faoin gcinneadh, nó gur fhaomhaigh sé/sí é. Mar shampla, má shínigh oibrí cásanna san Aonad Tacaíochta litir chinnidh, ach gur fhaomhaigh Imscrúdaitheoir é, is é an tImscrúdaitheoir a “cheadaigh” í. Dá bhrí sin is Imscrúdaitheoir Sinsearach a bheidh sa Mhaoirseoir sa chás sin.


C         Sampla:- Saolré Gearáin atá faoi réir Achomhairc

·         Faightear an gearán. Is Imscrúdaitheoir an oibrí cásanna. Déanann an tImscrúdaitheoir cinneadh ar an gcás agus dúntar an cás.                   

·         Déantar achomharc ar an gcás. Faigheann an t-oibrí cásanna an cás agus cuireann sé/sí nóta ar an CES ag freagairt don achomharc.                

·         Cuirtear an cás, mar aon leis an nóta CES, ar aghaidh chuig an mBainisteoir Achomharc laistigh de chúig lá oibre más féidir. Má bhunaítear achomharc ar fhaisnéis nua amháin, cuirtear é seo in iúl don Bhainisteoir Achomharc. (Tá nósanna imeachta i bhfeidhm lena chinntiú go mbainistítear post nó ríomhphoist d’oibrithe cásanna i rith tréimhsí neamhláithreachta)         

·         Logálann agus admhaíonn an Bainisteoir Achomharc an t-achomharc. Cuirtear in iúl don ghearánaí i litir admhála nach bhfuil de cheart acu ach achomharc amháin a dhéanamh agus iarrtar orthu aon fhaisnéis bhreise ábhartha nó argóint shoiléir a chur ar fáil laistigh de 7 lá oibre.                                  

·         Faigheann an Bainisteoir Achomharc an t-ábhar ábhartha. Más léir nach sásaíonn an t-iarratas ar achomharc na critéir riachtanacha (liostaithe i 3.0) séanfaidh an Bainisteoir Achomharc an t-iarratas agus cuirfidh sé/sí é sin in iúl don ghearánaí.

·         Má chinneann an Bainisteoir Achomharc go bhfuil an t-achomharc bunaithe ar fhaisnéis nua amháin, seolfar an cás ar ais chuig an oibrí cásanna bunaidh. Déanfaidh an Bainisteoir Achomharc nóta de seo chun críocha staitistiúla.

·         I gcás nach bhfuil achomharc bunaithe ar fhaisnéis nua, aithníonn an Bainisteoir Achomharc an Maoirseoir, duine Sinsearach sa chás, agus seolann sé an cás chuige/chuici.

·         Cuireann an Bainisteoir Achomharc an gearánaí ar an eolas go ndéileálfar leis an achomharc laistigh de thrí seachtain ó eisítear an admháil.

·         Cuireann an duine sinsearach nóta an oibrí cásanna bunaidh san áireamh agus d’fhéadfadh sé/sí an cás a phlé leis/léi.      

·         Déanann an duine sinsearach é féin athbhreithniú ar an gcás nó lorgaíonn siad eolas ó Imscrúdaitheoir eile (Imscrúdaitheoir 2).

·         I gcás go mbíonn Imscrúdaitheoir 2 páirteach, déanann sé/sí athbhreithniú ar an gcás agus déanann sé/sí moladh leis an duine sinsearach chun an t-achomharc a shéanadh, seasamh leis an achomharc, nó tuilleadh imscrúdaithe fairsing a dhéanamh (beidh Imscrúdaitheoir 2 in ann cinneadh a dhéanamh ar thoradh i bhformhór cásanna, ach má tá an cás an-chasta agus má theastaíonn tuilleadh ionchuir, faisnéis bhreise a bhailiú, etc., seans nach bhféadfaí a mholadh ach tuilleadh imscrúdaithe ar an gcás)                               

·         Cuireann an duine sinsearach moladh Imscrúdaitheoir 2 san áireamh agus cinneann sé/í féin maidir le toradh/gníomh breise.

·         Nuair a thugann Imscrúdaitheoir 2 moladh chun seasamh le hachomharc, pléifidh an duine sinsearach é seo ar dtús leis an oibrí cásanna agus le hImscrúdaitheoir 2, roimh chinneadh deiridh a dhéanamh.

·         I gcás go bhfuil ath-imscrúdú fairsing le déanamh ar an gcás, cinnfidh an duine sinsearach ar cheart an cás a leithdháileadh chuig an oibrí cásanna bunaidh, nó oibrí cásanna nua a cheapadh. Cuirfidh an duine sinsearach an moladh nua san áireamh agus déanfaidh sé/sí an cinneadh deiridh.

·         Nuair atá cinneadh déanta ag an duine sinsearach, cuirfidh sé/sí an Bainisteoir Achomharc ar an eolas faoin gcinneadh agus na cúiseanna leis agus áireoidh sé/sí dréachtfhreagra son ghearánaí. Áireofar sa fhreagra seo leithscéal más cuí, má táthar ag seasamh leis an achomharc agus míniú ar an toradh.

·         Déanfaidh an Bainisteoir Achomharc nóta den fhreagra beartaithe agus sásóidh sé/sí é/í féin go bhfuil gach ní clúdaithe.

·         Cuirfear aon chomhfhreagras eile ón achomharcóir ar aghaidh chuig an mBainisteoir Achomharc a rachaidh i gcomhairle mar is cuí agus a chomhfhreagróidh leis an ngearánaí.

·         Cothóidh an Bainisteoir Achomharc staitisticí ar an líon achomharc agus ar toradh a bhíonn leo agus ar an líon a bhí bunaithe ar fhaisnéis nua amháin.

·         I gcás go seastar le hachomharc, pléifidh an Bainisteoir Achomharc an cás leis an Maoirseoir agus cinnfidh sé/sí an bhfuil aon fhoghlaim eagraíochtúil ag teacht as ar cheart a roinnt.

Aguisín 7:  Scéim Acht na dTeangacha Oifigiúla 2003 de chuid Oifig an Ombudsman agus Oifig an Choimisinéara Faisnéise

Caibidil 1

Réamhrá agus Cúlra

Réitigh Oifig an Ombudsman agus Oifig an Choimisinéara Faisnéise an Scéim seo faoi alt 11 d’Acht na dTeangacha Oifigiúla 2003 (an tAcht). Áiríodh an dá Oifig ar an liosta comhlachtaí poiblí a roghnaigh an tAire Gnóthaí Pobail, Tuaithe agus Gaeltachta chun scéimeanna a dhréachtú sa chéad bhabhta den phróiseas seo. Ba cheart a thuiscint go dtagraíonn tagairtí ar fud na cáipéise seo don “Oifig” nó don “Eagraíocht” d’Oifig an Ombudsman agus d’Oifig an Choimisinéara Faisnéise.

San Oifig seo braithimid ar líon réasúnta beag foirne leis na scileanna cuí chun seirbhís i nGaeilge a chur ar fáil. Cé go bhfuil an t-ádh linn go bhfuil foireann againn faoi láthair a bhfuil inniúlacht sa Ghaeilge acu, níl na baill foirne seo ar fáil i ngach grád ná i ngach réimse freagrachta. Srianadh amháin atá orainn is ea nach féidir linn daoine a bhfuil na scileanna cuí acu a earcú nó a ionadú go héasca. Theastódh athdhíriú mór ar bheartais earcaíochta agus, ag cur beartais soghluaisteachta agus forbartha foirne san áireamh, ní bheadh sé indéanta duine a mbeadh na scileanna cuí acu a choinneáil in áit amháin gan chríoch (fáiltiú, mar shampla).

Folaíonn alt 11 go réiteoidh comhlachtaí poiblí scéim reachtúil ina leagfar amach na seirbhísí a chuirfidh siad ar fáil

·trí mheán na Gaeilge

·trí mheán na Gaeilge agus an Bhéarla agus

·trí mheán an Bhéarla

agus caithfear glacadh le bearta lena chinntiú go gcuirfear aon seirbhís nach gcuireann an comhlacht ar fáil trí Ghaeilge ar fáil laistigh d’amfhráma aontaithe.

1.1 Treoirlínte chun Scéim a réiteach

Folaíonn alt 12 den Acht go réiteoidh an tAire Gnóthaí Pobail, Tuaithe agus Gaeltachta treoirlínte agus go n-eiseofaí chuig comhlachtaí poiblí iad le cuidiú le dréachtscéimeanna a réiteach. Tá an scéim seo curtha i dtoll a chéile agus aird ar na treoirlínte sin.

D’fhoilsigh an Oifig fógraí faoi alt 13 den Acht i Samhain 2004, a thug cuireadh do pháirtithe a raibh suim acu ann aighneachtaí a dhéanamh i ndáil le réiteach na dréachtscéime. Fuarthas fiche aighneacht ó dhaoine aonair agus ó eagraíochtaí. I gcomhair le suirbhé a rinne suibscríobhaithe le seirbhís nuashonraithe shuíomh gréasáin Oifig an Choimisinéara Faisnéise, d’iarr muid ar úsáideoirí an tsuímh ghréasáin a dtuairimí a thabhairt ar sholáthar leaganacha dátheangacha ábhar ar an suíomh.

Cuireadh na haighneachtaí seo agus tuairimí agus moltaí a tháinig ó bhaill foirne na hOifige san áireamh sa Scéim. Is mór againn na nithe seo a bheith sa phróiseas.

1.2    Ábhar na Scéime Teanga

Is í aidhm na Scéime beartas agus cleachtas reatha na hOifige i ndáil lena seachadadh seirbhísí trí Ghaeilge a chomhdhlúthú agus a fheabhsú.  Aithnítear inár Ráiteas Straitéise 2004-2006 gurb é croíchuspóir na hEagraíochta – “Feidhmiú go neamhspleách chun na caighdeáin is airde in idirghníomhaíochtaí idir an duine aonair agus an Stát a chaomhnú agus a chur chun cinn”. De réir an chuspóra seo, déanaimid iarracht seirbhís d’ardchaighdeáin, inrochtana agus éifeachtúil a sholáthar. Is gníomh sonrach a thacaíonn leis an sprioc seo atá i soláthar seirbhísí trí Ghaeilge, nuair is í an Ghaeilge rogha teanga an chliaint.

Rinne an Coiste Comhairleach Bainistíochta forbhreathnú ar an Scéim seo agus tá an fhreagracht as í a mhonatóiriú agus a athbhreithniú le bainistíocht sinsearach na heagraíochta. Feidhmeoidh an Scéim i gcomhar le Ráiteas Straitéise na hOifige agus tá a cuspóirí comhsheasmhach le seachadadh Seirbhís d’Ardchaighdeáin do Chliaint agus cuspóirí a Phleananna Gnó.

Cuireann an Scéim leis an mhéid is atá seirbhísí ar fáil i nGaeilge faoi láthair. Aithnítear sa scéim réimsí inar féidir an tseirbhís a chuireann an Oifig ar fáil a bhreisiú amach anseo. Forfheidhmeoidh an Oifig córas feabhsaithe chun an leibhéal fiosrúchán, gearán agus iarratas a thomhais lena chinntiú gur féidir an t-éileamh a shásamh ar bhealach pleanáilte agus inrochtana. 

1.3 Dáta Tosaithe na Scéime

Tá an Scéim seo deimhnithe ag an Aire Gnóthaí Pobail, Tuaithe agus Gaeltachta. Tagann sé i bhfeidhm ón 1 Iúil 2005 agus fanfaidh sé i bhfeidhm ar feadh tréimhse trí bliana ón dáta seo nó go dtí go ndeimhníonn an tAire scéim nua de bhua Alt 15 den Acht, cibé acu is luaithe.

1.4 Forbhreathnú ar Oifig an Ombudsman agus ar Oifig an Choimisinéara Faisnéise

1.4.1 Sainordú agus Misean

Seachadann Oifig an Ombudsman agus Oifig an Choimisinéara Faisnéise ar fheidhmeanna reachtúla ar éagsúla trí struchtúr acmhainní roinnte. Cé go bhfuil an dá fheidhm neamhspleách, tig leo, ag leibhéal eile, a bheith comhlántach agus tacaíonn siad le clár nua-aoisithe níos leithne an Rialtais.

Bunaíodh Oifig an Ombudsman i 1984 faoin Acht Ombudsman, 1980 agus bunaíodh Oifig an Choimisinéara Faisnéise i 1998 tar éis achtú an Achta um Shaoráil Faisnéise (SF), 1997.  Ceapann an tUachtarán an tOmbudsman agus an Coimisinéir Faisnéise, tar éis rún a rith san Oireachtas.

[Cuirtear Rúnaíocht agus seirbhísí tacaíochta eile ar fáil don Choimisiún um Chaighdeáin in Oifigí Poiblí agus don Choimisiún Reifrinn chomh maith; ach, ní shíneann an scéim reatha chuig na réimsí freagrachta seo].

Tá buiséad €6.17 milliún (2005) ina iomláine ag an Eagraíocht agus ochtú ball foirne.

Is féidir achoimre a dhéanamh ar phríomhfheidhmeanna na hEagraíochta mar seo a leanas:

·Gearáin faoi chomhlachtaí poiblí i sainchúram an Ombudsman a imscrúdú. I gcás go meastar go bhfuil bunús leis an ngearán, tig leis an Oifig an sásamh cuí a mholadh agus tig léi oibriú leis an gcomhlacht lena mbaineann chun caighdeáin chinnteoireachta agus seachadadh seirbhíse a fheabhsú;

·Cearta iarrthóirí aonair ar rochtain ar thaifid faoin Acht um SF a chinneadh agus dea-chleachtas um SF a chur chun cinn.

Beidh croí ár ngníomhaíochtaí tiomanta i gcónaí ag obair ar chásanna a chothaíonn na daoine a dhéanann gearán chuig an Ombudsman nó a iarrann ar an gCoimisinéir Faisnéise athbhreithniú a dhéanamh ar chinneadh. Ach, anuas ar na conclúidí agus cinntí a dhéantar inár n-obair ar chásanna, déanann an Oifig anailís chomh maith ar na cúinsí córasacha a bhíonn mar bhunús ag na ceisteanna sin a thugann baill an phobail chugainn agus forbraíonn sí treoracha dea-chleachtais chun leasa na gcomhlachtaí poiblí.

1.4.2 Cé ar a fhreastalaímid

Gach bliain próiseálann earnáil phoiblí na hÉireann na milliúin idirbheart a bhaineann le baill aonair den phobal atá nó nach bhfuil ina gcónaí sa tír. Déantar na hidirbhearta seo trí réimse comhlachtaí poiblí, a bhfuil go leor díobh faoi shainchúram Oifig an Ombudsman nó Oifig an Choimisinéara Faisnéise nó an dá oifig. Is cliant féideartha de chuid ceann amháin nó péire de na hOifigí seo atá in aon chustaiméir de chuid na gcomhlachtaí poiblí seo mar aon le Ranna Rialtais, údaráis áitiúla agus réigiúnacha, gníomhaireachtaí sláinte, ospidéil dheonacha, comhlachtaí oideachais, comhlachtaí stáit eile agus gníomhaireachta seirbhíse poiblí.

Anuas air sin, déanann an Oifig iarracht tacú leis an Oireachtas ina scrúdú ar ghníomhartha riaracháin agus ina ról reachtúil agus cur le díospóireacht i sochaí sibhialta, trí na meáin más cuí, trí fheasacht ar shaincheisteanna agus prionsabail atá ábhartha don obair a dhéanaimid.

1.4.3 An chaoi a bhfuilimid eagraithe

Seo a leanas réimsí feidhme na hOifige:

RÓL SEACHTRACH

·Aonaid imscrúdaithe agus tacaíochta Oifig an Ombudsman

·Aonaid imscrúdaithe agus tacaíochta Oifig an Choimisinéara Faisnéise

INMHEÁNACH

·Seirbhísí Corparáideacha – Airgeadas, Pearsanra, Fáiltiú, Oiliúint

·Aonad IT

1.4.4 A mhéid is atá seirbhísí ar fáil i nGaeilge cheana féin

Áirítear i Ráiteas Straitéise na hOifige an cuspóir de sheirbhísí a chur ar fáil i nGaeilge nuair is í an Ghaeilge rogha teanga an chliaint. Le blianta fada, tá sé mar chleachtas ag an Oifig a chinntiú go bhfreagraítear i nGaeilge le gach comhfhreagras Gaeilge. Foilsítear tuarascálacha bliantúla mar aon le preaseisiúintí a théann leo go dátheangach. Cuireadh cóipeanna crua ar fáil agus cuirtear ar an suíomh gréasáin roinnt leaganacha Gaeilge nó dátheangacha, ach ní gach ceann, d’fhoilseachán a mbeadh suim ag an bpobal iontu. Thacaigh an Oifig le baill foirne a rinne staidéar ar an nGaeilge, lena n-áirítear táillí a chúiteamh leo agus saoire staidéir a thabhairt.

Caibidil 2

Soláthar Seirbhísí

Leagtar amach sa chaibidil seo an réimeas teanga oifigiúil lena n-áirítear seirbhísí atá coitianta don Ombudsman agus don Choimisinéir Faisnéise.

2.1 Modhanna Cumarsáide leis an bPobal / Faisnéis a Thabhairt don Phobal

Déanann an Oifig seo cumarsáid leis an bpobal ar an bealaí seo:

·Bileoga Eolais

·Foilseacháin

·Preaseisiúintí

·Suíomhanna Gréasáin

·Cuairteanna réigiúnacha chuig Ionaid Fhaisnéise Phobail

·Óráidí agus cur i láthair ag comhdhálacha ag an Ombudsman/gCoimisinéir Faisnéise

·Agallaimh leis na meáin

Tá cuid, ach ní gach ceann, díobh seo ar fáil faoi láthair i nGaeilge agus i mBéarla. Tá Tuarascálacha Bliantúla agus na preaseisiúintí a ghabhann leo go hiomlán dátheangach agus foilsítear leaganacha Gaeilge de bhileoga faisnéise agus tá cuid de na tuarascálacha speisialta a fhoilsítear ar fáil i bhformáidí leictreonacha agus crua.

Cuirtear óráidí agus cur i láthair ag an Ombudsman/gCoimisinéir Faisnéise nó ag oifigigh sinsearacha san Oifig ar fáil sa teanga/sna teangacha inar seachadadh iad.

Caibidil 3

Achoimre ar na Seirbhísí/Gníomhaíochtaí a chuireann rannóga na hOifige ar fáil

Ní fheidhmíonn aon rannóg go hiomlán nó beagnach go hiomlán trí Ghaeilge. Faoi láthair, tá baill foirne i bhformhór na rannóg ata in ann seirbhísí ó bhéal agus scríofa a chur ar fáil i rogha teanga an chustaiméara, Gaeilge nó Béarla. I gcás nach bhfuil na baill foirne sin ar fáil, tá socruithe i bhfeidhm chun an cliant a chur i dteagmháil le ball foirne i rannóg eile ar féidir leo seirbhís a chur ar fáil i nGaeilge.

3.1 Rannóga den Oifig nach ndéileálann le hobair chásanna

Oifig an Ombudsman

Tá trí rannóg, a bhfuil Imscrúdaitheoir Sinsearach i gceannas orthu agus ina bhfuil Imscrúdaitheoirí agus foireann tacaíochta ag déileáil le gearáin ón bpobal sna réimsí seo a leanas:

·Ranna Rialtais agus An Post

·Sláinte agus Leas Sóisialach

·Údaráis Áitiúla

Imscrúdaíonn agus iniúchann na rannóga seo gearáin agus déileálann siad le ceisteanna nuair nach bhfuil daoine sásta le riarachán comhlachtaí poiblí. Déantar imscrúduithe speisialta agus tuarascálacha nuair is cuí. In 2004, dhéileáil an tOmbudsman le 9,496 fiosrú agus fuarthas 3,075 gearán. Déantar formhór na ngearán tríd an bpost, tagann roinnt daoine chuig an Oifig agus déanann roinnt daoine teagmháil trí chuairteanna Réigiúnacha nó freastal ar Ionaid Eolais do Shaoránaigh.

Faoi láthair, tá ball foirne amháin ar a laghad i ngach rannóg seachas Seirbhísí Corparáideacha atá in ann seirbhís trí Ghaeilge a chur ar fáil.

Oifig an Choimisinéara Faisnéise

Faoi cheannas beirt Imscrúdaitheoirí Sinsearacha, déanann dhá fhoireann foirne tacaíochta imscrúdú ar iarratais ar athbhreithniú ó dhaoine ar mian leo achomharc a dhéanamh in aghaidh chinntí chomhlachtaí poiblí i ndáil le hiarratais ar rochtain ar thaifid faoi na hAchtanna um SF. Mura gcuirtear deireadh, socraítear nó mura dtarraingítear siar athbhreithniú, críochnaítear na cásanna trí chinntí foirmiúla maidir lena bhfuil díolúintí á n-éileamh faoi na hAchtanna cóir; is féidir na cinntí seo a achomharc leis an Ard-Chúirt ar phointe dlí.

In 2004, fuarthas 435 iarratas le hathbhreithniú.

I ndáil leis an líon réasúnta beag “cinntí neamhfhoilsithe”, is é an cleachtas iad a chur ar fáil ar www.oic.gov.ie i gcás go meastar go bhfuil an t-ábhar ina leas don phobal nó ina chúnamh do chinnteoirí i gcomhlachtaí poiblí. Roghnaítear na cinntí sin ar an mbonn go leagtar amach nó go soiléirítear iontu tuairim an Choimisinéara ar an iarratas ar dhíolúine ar leith nó ar cheist eile. I bhformhór cásanna, ní chuirtear an cinneadh in iúl ach do na páirtithe san athbhreithniú. Ó bunaíodh an Oifig, níor eisíodh aon chinneadh sa Ghaeilge mar nár roghnaigh aon iarrthóir go ndéanfaí an t-athbhreithniú go hiomlán trí Ghaeilge.

Tá roinnt ball foirne san Oifig seo atá in ann seirbhís a chur ar fáil trí Ghaeilge, más gá, i ngach cás seachas iad siúd atá an-chasta ó thaobh an dlí de agus go dteastódh cúnamh seachtrach.

Seirbhísí Corparáideacha lena n-áirítear Fáiltiú agus Lasc-chlár

Is é an oifig fáiltithe an chéad phointe teagmhála don phobal de ghnáth. Láimhseálann an rannóg seo glaonna agus cuairteoirí don dá Oifig mar aon leis an Rúnaíocht don Choimisiún um Chaighdeáin in Oifigí Poiblí agus don Choimisiún Reifrinn (nuair is ann dó). Mar atá rudaí, níl foireann ag an rannóg seo den Oifig atá inniúil chun seirbhís iomlán a chur ar fáil do chliaint trí Ghaeilge. Is é an beartas go gcuirtear glaonna ar aghaidh chomh tapa agus is féidir leis an mball foirne cuí ar féidir leo déileáil lena ngnó trí Ghaeilge. Tá liosta ag an bhfoireann fáiltithe de na baill foirne atá inniúil sa Ghaeilge lenar féidir glaonna a chur chucu. 

3.2 Rannóga den Oifig nach ndéileálann leis an bpobal

Go ginearálta, ní chuireann Pearsanra, Oiliúint, Airgeadas ná IT seirbhísí ar fáil don phobal.

Caibidil 4

Breisiú Seirbhísí

1.     Dualgais agus tiomantais reachtúla

Éilíonn alt 11(1)(b) go leagann gach comhlacht poiblí amach bearta a mholann sé lena chinntiú go gcuirfear ar fáil i nGaeilge aon seirbhísí nach gcuirtear ar fáil trí Ghaeilge anois.

Tá an Oifig tiomanta d’fheabhas leanúnach a dhéanamh ar an tseirbhís trí Ghaeilge a chuirtear ar fáil dár gcliaint. Eascróidh gníomhartha so-aitheanta as an tiomantas seo atá le tógáil thar saolré na Scéime agus i scéimeanna amach anseo. Beartaítear na gníomhartha seo i gcomhthéacs an bheartais seo a leanas, ceisteanna reachtúla agus pragmatacha –

·dualgais reachtúla láithreacha;

·tiomantas d’ardchaighdeán seirbhíse don chliant a chur ar fáil arna leagan amach i gCairt na gCliant (le foilsiú in 2005 – feic www.ombudsman.gov.ie agus www.oic.gov.ie);

·cloí le Caighdeáin an Dea-Chleachtais d’Fhostaithe sa tSeirbhís Phoiblí (feic www.ombudsman.gov.ie);

·na tosaíochtaí aitheanta sa phróiseas comhairliúcháin;

· éileamh ar sheirbhísí trí Ghaeilge arna n-aithint ag an Oifig, agus 

·infhaighteacht, agus rochtain ar, acmhainní a theastaíonn le tacú le gníomhartha, laistigh den Oifig, don tseirbhís phoiblí agus sa phobal i gcoitinne.

Cumasóidh an Scéim seachadadh feabhsúchán ar leith thar réimse meán trína ndéanann an Oifig cumarsáid lenár gcliaint lena n-áirítear foilseacháin; cumarsáid leictreonach agus scríofa; agus teagmháil duine le duine / phearsanta.

2.   Cumarsáid leis an bpobal

2.1 Foilseacháin

·Foilseofar bileoga eolais nó treoracha atá le foilsiú amach anseo go dátheangach ó thús na Scéime.

·Foilseofar bileoga eolais, foirmeacha atá ar fáil don phobal go dátheangach mar a dhéantar athbhreithniú orthu.

·Cuirfear óráidí ar fáil sa teanga nó sna teangacha inar tugadh iad, ó thús na Scéime. 

·Chomh maith leis na Tuarascálacha Bliantúla a foilsíodh go dátheangach le blianta fada, foilseofar tuarascálacha faoi alt 6(7) den Acht Ombudsman, 1980 go dátheangach go comhuaineach ag tosú i Meán Fómhair 2005.

·Foilseofar Tuarascálacha Imscrúduithe an Choimisinéara Faisnéise, faoi alt 36 den Acht um Shaoráil Faisnéise go dátheangach go comhuaineach ag tosú i Meán Fómhair 2005.

·Foilseofar Cairt na gCliant go dátheangach i Nollaig 2005.

·Cuirfear Preaseisiúintí dátheangacha ar fáil, ó thús na Scéime, seachas i gcásanna eisceachtúla a bhaineann le ráitis ar ghearrfhógra.

2.2 Cumarsáid leictreonach

Ceanglaíonn Acht na dTeangacha Oifigiúla 2003 (alt 9(3)) ar chomhlachtaí poiblí a chinntiú i gcás ina ndéanfaidh siad cumarsáid chun críocha faisnéis a chur ar fáil don phobal i gcoitinne nó le haicme den phobal i gcoitinne – i scríbhinn nó leis an bpost leictreonach – gur i nGaeilge amháin nó i nGaeilge agus i mBéarla a bheidh an chumarsáid. 

Cuirfidh an Oifig seirbhís bhreisithe ar fáil i nGaeilge ar an suíomh gréasáin, faoi réir aon srianta teicniúla a d’fheadfadh teacht chun cinn i rith athdhearadh agus lena n-áirítear na seirbhísí seo a leanas mar íosmhéid:

· Cuirfear leagan den suíomh gréasáin atá inseolta i nGaeilge ar fáil in aon athdhearadh ar na suíomhanna gréasáin.

·I gcás go bhfoilsítear doiciméad ar an suíomh gréasáin (.i.e. tuarascáil bhliantúil, cuntais) gur gá faoi Acht na dTeangacha Oifigiúla leagan Gaeilge de a bheith foilsithe, foilseofar an leagan Gaeilge ar an suíomh gréasáin ag an am céanna leis an leagan Béarla. I gcás doiciméid dírithe ar fhoireann na hOifige, (doiciméid inmheánacha) a fhoilsítear ar an suíomh gréasáin chomh maith, ní bhainfidh an tiomantas le leagan Gaeilge a fhoilsiú.

·I gcás foilseachán a foilsíodh roimh an Scéim seo atá ar fáil i bhfoirm Béarla amháin, beidh nasc (i nGaeilge) ar an leagan Gaeilge den suíomh chuig an leagan Béarla den doiciméad.

·I gcomhthéacs tograí chun an Oifig a dhéanamh níos inrochtana dár gcliaint, áit a bhfuil seirbhísí ar líne á gcur ar fáil, cuirfear ar fáil sa dá theanga go comhuaineach iad.

·Foilseofar tuarascálacha faoi alt 6(7) den Acht Ombudsman, 1980 go dátheangach go comhuaineach ag tosú i Meán Fómhair 2005.

·Amach anseo, cuirfear príomhchinntí an Choimisinéara Faisnéise a roghnaítear le foilsiú ar an suíomh gréasáin ar an suíomh go comhuaineach go dátheangach. Déanfar é seo i gcomhthéacs an tsuímh ghréasáin athdheartha, agus i gcás ar bith, nach déanaí ná Eanáir 2006.  Is “príomhchinntí” iad sin a d’aithin an Oifig go bhfuil luach áirithe leo i dtéarmaí fasaigh nó soiléirithe agus a bhfuil leas suntasach don phobal leo. Tig le hOifig an Choimisinéara Faisnéise chomh maith, i rith saolré na Scéime seo, rochtain idirlín a thabhairt do ghnáthchinntí eile; beidh cinntí mar sin ar fáil i gcinneadh bunaidh an chinnidh amháin.

·Beidh Cairt na gCliant ar fáil ar ár suíomhanna gréasáin go dátheangach faoi mhí na Nollag 2005.

·Tá sé d’oibleagáid ar an Oifig de réir alt 15 agus alt 16 den Acht um Shaoráil Faisnéise Lámhleabhair a tháirgeadh ina leagfar síos feidhmeanna, oibleagáidí agus nósanna imeachta an chomhlachta.  Cuirfear leagan Gaeilge de lámhleabhair OIC, atá á n-athbhreithniú faoi láthair, ar fáil faoi Mheán Fómhair 2005.  Cuirfear leagan Gaeilge de lámhleabhair an Ombudsman ar fáil ar an suíomh gréasáin, nuair a dhéantar athbhreithniú ar na cáipéisí reatha faoi Bhealtaine 2006.

·Cuirfear nasc chuig leagan Gaeilge den Acht Ombudsman, 1980 agus chuig an Acht um Shaoráil Faisnéise, 1997 ar na suíomhanna gréasáin ó thús na Scéime.

3.  Teagmháil Phearsanta

3.1 Seirbhísí Fáiltithe/Teileafóin

Ghlac an oifig fáiltithe le 8394 fiosrúchán teileafóin in 2004. Is léir ó thaifid nár lorg ach fíorbheagán de na daoine seo a ngnó a dhéanamh trí Ghaeilge. D’ainneoin an leibhéal íseal éilimh seo, cuirfear leis an tseirbhís mar seo a leanas:

·Teachtaireachtaí gutháin réamhthaifeadta – cuirfear teachtaireacht dhátheangach ar fáil faoiIúil 2005.

·Seirbhís chéadfhreagartha/fáiltithe – Is é cleachtas na hOifige seirbhísí fáiltithe a chur ar fail, ar bhonn rothlach, le cúnamh 19 mball foirne.  Faoi láthair níl inniúlacht ag ceachtar de na baill foirne seo sa Ghaeilge a chuirfeadh ar a gcumas seirbhís chéadfhreagartha nó fáiltithe a chur ar fáil i nGaeilge.   Faoi Bhealtaine 2006, fiosróidh an Oifig na roghanna chun ball foirne a fháil chun fáiltiú dátheangach a chur ar fáil. Áirítear leis na roghanna seo forbairt scileann teanga na mball foirne atá toilteanach páirt a ghlacadh agus foireann atá inniúil sa Ghaeilge a earcú. D’fheadfadh beartas ar shoghluaisteacht foirne inmheánaí a bheith ábhartha chomh maith.

·Cuirfidh an fhoireann fáiltithe glaonna ar aghaidh ó dhaoine a iarrann seirbhís Ghaeilge nó dhátheangach chuig duine atá in ann an tseirbhís sin a chur ar fáil, a mhéid agus is féidir.  Beidh liosta ag an bhfoireann fáiltithe den fhoireann atá inniúil sa Ghaeilge, ó thús na Scéime.

·Fágfaidh baill foirne atá inniúil agus toilteanach seirbhís a chur ar fáil trí Ghaeilge leagan dátheangach dá dteachtaireachtaí glórphoist, ó thús na Scéime.

3.2 Duine le duine

Tarlaíonn teagmhálacha duine le duine faoi láthair ar bhonn bualadh isteach ócáideach nó ar bhonn coinne a dhéantar.  Sa chéad chás, d’fhéadfaí sonraí an chliaint a thaifeadadh agus a sheoladh ar aghaidh chuig an mball foirne cuí, mura bhfuil sé nó sí ar fáil nó saor le bualadh leis an duine.  Mar mhalairt air sin, roghnaíonn an cliant coinne a dhéanamh chun bualadh leis an duine nó leis na daoine atá ag déileáil lena chás nó lena gcás. Breiseofar an tseirbhís seo mar seo a leanas ó thús na Scéime:

·Coinní – éascófar cliant a éilíonn seirbhís i nGaeilge, agus a iarrann coinne chun a c(h)ás a phlé, le bualadh le hoibrí cásanna.  De ghnáth, ní shannfar gearán / iarratas a fhaightear i nGaeilge ach le ball foirne inniúil chun an cás a phlé i nGaeilge. I roinnt cásanna, beidh gá go bhfaighidh oibrithe cásanna atá ag láimhseáil cásanna aonair baill foirne a bhfuil saineolas acu ó réimsí eile den Oifig le cuidiú leo. 

·Ócáideach/Bualadh isteach – beidh fáil ag cliant ar chainteoir Gaeilge má bhíonn cainteoir Gaeilge ar fáil san Oifig ag an am. D’ainneoin sin, ofrálfaimid sonraí teagmhála a chur ar fáil mar aon le deis coinne a dhéanamh leis an oibrí cásanna cuí.

3.3 Cuairteanna Réigiúnacha (Ombudsman)

Eagraítear tuairim is 3-4 chuairt réigiúnacha gach bliain.  Foilsítear sonraí de na cuairteanna seo i nuachtáin áitiúla. Níl aon taifead ag an Oifig gur éilíodh seirbhís i nGaeilge le linn aon cheann de na cuairteanna seo le blianta beaga anuas.  D’ainneoin sin, tá sé beartaithe an tseirbhís a bhreisiú mar seo a leanas:

Déanfar socruithe chun seirbhís dhátheangach a chur ar fáil i gceantair in aice leis an nGaeltacht.  Cuirfear an tseirbhís seo in iúl i bhfógraíocht roimh ré ó thús na Scéime.

3.4 Preas/Poiblíocht

·Cuirfear Preaseisiúintí dátheangacha ar fáil, laistigh de na srianta arna leagan amach in 2.1 thuas ó thús na Scéime.

·Beidh urlabhraí don eagraíocht ar fáil do na meáin chun seirbhís i nGaeilge a chur ar fáil, má thugtar fógra roimh ré, ó thús na Scéime.

4.  Inniúlacht na Foirne a Fhorbairt

4.1 Acmhainní

Braitheann seachadadh na seirbhísí reatha agus breisithe i nGaeilge ar chumas agus ar thoilteanas na foirne iad a chur ar fáil.  Faoi láthair tá 13 bhall foirne (16%) sásta seirbhís trí Ghaeilge a chur ar fáil a mhéid is atá siad in ann. Tugadh liosta de na baill foirne sin don fhoireann fáiltithe (agus coinneofar an liosta sin cothrom le dáta). Tá suim léirithe ag roinnt eile i bhfeabhsú a scileanna teanga ionas gur féidir leo fáiltiú dátheangach agus seirbhísí bunúsacha eile a chur ar fáil. 

4.2 Tiomantas

Tógfaidh an Oifig céimeanna lena chinntiú go dtuigeann an fhoireann éirim an Achta, na riachtanais reachtúla láithreacha agus an tiomantas chun seirbhís a bhreisítear go leanúnach a sheachadadh agus an tseirbhís a fheiceáil mar chuid lárnach den tiomantas chun seirbhís ardchaighdeáin a chur ar fáil don chliant. Spreagfaidh an Oifig an fhoireann chun a inniúlacht atá acu a úsáid; cuirfimid oiliúint ar an bhfoireann agus tacóimid leo ionas gur féidir inniúlacht a fheabhsú agus cuirfimid na tacaíochtaí riaracháin cuí ar fáil lena chinntiú gur féidir na caighdeáin/gníomhartha aitheanta a shásamh.

·Oiliúint i bhFeasacht Teanga – Cuirfidh beartas oiliúna laistigh den eagraíocht meon eolasach, deimhneach chun cinn i leith chearta an chliaint seirbhís a fháil i nGaeilge. Déanfar é seo tríd an oiliúint ionduchtaithe chuí, le hatreisiú trí oiliúint rialta ó thús na Scéime.

·Spreagfar baill foirne ar éirigh leo triail inniúlachta Gaeilge na státseirbhíse a bhaint amach a scileanna teanga a úsáid agus a fheabhsú ó thús na Scéime.

·Lorgófar deonaithe ón eagraíocht ar fad le bheith páirteach chun seirbhís a chur ar fáil ó thús na Scéime.

·Forbrófar inniúlacht na foirne trí chúrsaí oiliúna teanga a chuirfear ar fáil go seachtrach.  Leanfar ag spreagadh na foirne le freastal ar chúrsaí oiliúna teanga le linn agus taobh amuigh d’uaireanta oifige. 

·Aithneofar riachtanais oiliúna le linn an Chórais Bhainistíochta agus Forbartha Feidhmíochta agus áireoidh an tOifigeach Oiliúna na riachtanais sin i gcláir indibhidiúla agus chineálacha oiliúna de réir mar is cuí de bhun tosaíochtaí agus acmhainní údaraithe ag an gCoiste Bainistíochta.

·Forbrófar teimpléid Ghaeilge de litreacha/dhoiciméid a úsáidtear go rialta leis an bhfoireann a spreagadh le bheith páirteach i seirbhís trí Ghaeilge a sholáthar, laistigh de shaolré na Scéime.

·Forbrófar lámhleabhar den fhoclóir/fhrásaíocht ábhartha, laistigh de shaolré na Scéime.

·Tá Beartas Luaíochtaí agus Spreagtha á fhorbairt ag an Oifig agus fiosróidh sí an fhéidearthacht a bhaineann leis an mbeartas sin a úsáid chun an fhoireann a spreagadh lena scileanna Gaeilge a úsáid agus a fhorbairt.

5.Éileamh a Mheas

D’fhonn measúnú beacht a dhéanamh ar an éileamh ar sheirbhísí i nGaeilge, scrúdóidh an eagraíocht, faoi Nollaig 2005, nósanna imeachta chun fiosrúcháin agus cásanna a thaifeadadh lena chinntiú go dtaifeadtar na nithe seo a leanas go beacht agus go cuimsitheach:

·gach gearán a bhaineann le húsáid na Gaeilge agus/nó

·gearáin/iarratais a dhéantar sa Ghaeilge. 

Caibidil 5

Monatóireacht agus Athbhreithniú

Coinneoidh an Grúpa Comhairleach Bainistíochta (MAC) ina bhfuil Bainistíocht Sinsearach san Oifig agus a bhfuil an tArd-Stiúrthóir mar chathaoirleach air feidhmiú na scéime faoi athbhreithniú. Tá sé beartaithe é seo a dhéanamh trí thuairiscí dhul chun cinn chuig an MAC ó Imscrúdaitheoir Sinsearach i ngach rannóg ar bhonn débhliantúil ag tosú sé bliana tar éis tús na Scéime.

Tá feidhmiú na Scéime ó lá go lá, chomh maith le monatóireacht leanúnach ar leibhéal an éilimh i réimsí éagsúla mar fhreagracht ar na bainisteoirí líne sna rannóga a thuairiscíonn chuig an Imscrúdaitheoir Sinsearach cuí.

Caibidil 6

Scéim Chomhaontaithe a Phoibliú

Cuirfear forálacha na Scéime faoi bhráid an phobail ar na bealaí seo a leanas:

·Foilseofar an Scéim féin agus nuashonruithe ina dhiaidh sin maidir le seachadadh na dtiomantas ar sheirbhísí áirithe ar shuíomhanna gréasáin agus tuairisceofar iad i dTuarascálacha Bliantúla.

·Preaseisiúint agus fógraíocht ar fhoilsiú agus infhaighteacht na Scéime a d’fhéadfaí a dhéanamh i gcomhar le seoladh na scéimeanna eile atá le faomhadh ag an DCRGA.

·Ciorclú chucu sin a rinne aighneachtaí ar an Scéim, chuig eagraíochtaí Gaeilge, Ionaid Eolais do Shaoránaigh agus comhlachtaí poiblí ábhartha.

Cuireadh cóip den Scéim seo ar aghaidh chuig Oifig Choimisinéir na dTeangacha Oifigiúla.    

Aguisín 8:  Treoirlínte um Nósanna Imeachta maidir le hAgallaimh Imscrúdaithe a Dhéanamh

Tabhair faoi deara – Cuirfidh an tOmbudsman cóip de na Treoirlínte seo ar fáil do gach duine a mbeidh tionchar ag an ábhar orthu 

Ní féidir rialacha nósanna imeachta caighdeánacha a leagan amach a bheadh cuí do gach imscrúdú a dhéanfadh an tOmbudsman. Caithfidh an tOmbudsman cinneadh a dhéanamh maidir le himscrúdú a dhéanamh ar aon chás ar leith agus aird ar fhorálacha an Achta Ombudsman, 1980 (arna leasú) de bhun chúinsí áirithe na ceiste lena mbaineann, agus de bhun na nithe a mholann siad i dtéarmaí nósanna imeachta. Dá bhrí sin, feidhmeofar na treoirlínte thíos ar bhealach solúbtha.

Faoin Acht Ombudsman, 1980 (arna leasú), beidh na gearáin a ndéanann an tOmbudsman imscrúdú orthu faoi “ghníomhartha” a rinne nó a rinneadh thar ceann roinn stáit nó duine eile nó comhlacht a thagann i ndlínse an Ombudsman. Faoin Acht,

áirítear cinntí, teipeanna gníomhú agus easnaimh le “gníomh”. 

Dá réir sin, beidh aon réamhscrúdú nó iniúchadh de chuid an Ombudsman dírithe ar ghníomh na roinne stáit, duine nó comhlacht, i ndáil lena bhfuil an gearán déanta.

I gcás ar bith ina gceisteofar gníomhartha nó neamhghníomhartha daoine aonair, déanfaidh an tOmbudsman iarracht a chinntiú go gcaitear go cothrom leo siúd lena mbaineann agus go gcuirtear san áireamh leas na ndaoine ar fad a bhféadfadh tionchar a bheith ar a gcearta i rith imscrúdaithe agus go mbíonn meas orthu ar bhealach cuí.

Reáchtáiltear imscrúduithe an Ombudsman go príobháideach.

Reáchtáil Agallamh

Is de chineál fiosrúchánach é imscrúdú de chuid an Ombudsman. Ciallaíonn sé seo gurb é an tOmbudsman atá freagrach as faisnéis a bhailiú, agallaimh a chur ar dhaoine aonair i ndáil leis an tsaincheist agus dul chun cinn agus treo an imscrúdaithe a chinneadh. Déanfaidh ar a laghad beirt oifigigh imscrúdaithe na hagallaimh. Déantar na hagallaimh ar bhealach foirmiúil ach cúirtéiseach.

Is iondúil go dtaifeadann an Oifig agallaimh i scríbhinn ach, uaireanta d’fhéadfaí iad a thaifeadadh ar théip, más le gearánaithe nó oifigigh iad.

Cuirfear aon duine a chuirtear faoi agallamh mar chuid d’imscrúdú Ombudsman ar an eolas maidir leis an ngearán a fuair an tOmbudsman, réimsí imní an Ombudsman (lena n-áirítear toradh an réamhscrúdaithe a rinne sé/sí, ach ní teoranta de) agus an bealach, de bhun an faisnéise atá ar fáil, a bhféadfadh an duine a bheith faoi réir cáineadh.  Go háirithe, ag aon am ábhartha, nochtfaidh imscrúdaitheoirí an Ombudsman chuig an duine sin substaint aon fhaisnéise atá i seilbh an Ombudsman, a bhfuil, i dtuairim an Ombudsman, an ceart ag an duine eolas a bheith aige air, nó ina dhiaidh sin, nó go ginearálta i rith an imscrúdaithe.

Sula gcuirtear tús le haon agallamh imscrúdaithe, seiceálfaidh na himscrúdaitheoirí leis an agallaí go dtuigeann sé/sí cineál na bhfiosrúchán agus na riachtanais dlí/nós imeachta, agus déileálfaidh siad le haon cheist a éiríonn as an bpróiseas.

Ba cheart go dtabharfadh agallaithe faoi deara go bhfolaíonn an tAcht Ombudsman, 1980 go bhfuil agallaithe, faoi réir an Achta, i dteideal na ndíolúintí agus na bpribhléidí céanna a mbeadh sé ina dteideal dá mba finnéithe os comhair na hArd-Chúirte iad.

I gcúinsí ina dtagann líomhain nó faisnéis a dhéanann dochar do dhuine chun cinn i rith imscrúdaithe, tar éis an duine atá i gceist a chur faoi agallamh ag oifigigh imscrúdaithe, cuirfear an cheist os comhair an duine lena mbaineann, agus tabharfar deis dó nó di freagra a thabhairt. Is é a d’fhéadfadh a bheith i gceist anseo an duine sin a thabhairt ar ais d’fhonn deis a thabhairt dó faisnéis bhréagnaithe a thabhairt agus/nó léirithe a dhéanamh, mar aon leis an duine a bhfuil an líomhain á déanamh acu nó an drochfhaisnéis á tabhairt acu. Is iondúil go n-inseofar do dhaoine cén fhoinse a bhí leis an líomhain nó faisnéis dhona, mura bhfuil cúiseanna maithe gan sin a dhéanamh. 

D’fhéadfadh go dteastódh ón agallaí go nglaofadh an Ombudsman ar thríú páirtí lena chur faoi agallamh chomh maith.  Má bhíonn faisnéis ábhartha ag an duine le tabhairt, tabharfaidh an tOmbudsman, más indéanta le réasún, cuireadh don duine sin chuig agallamh.

Ag deireadh an agallaimh tabharfaidh na himscrúdaitheoirí cuireadh don agallaí aon tuairim eile a thabhairt, más mian leis/léi, ar aon phointe atá tagtha chun solais i rith an agallaimh nó chun ráiteas breise a dhéanamh.

Saincheisteanna a eascraíonn i ndáil le himscrúduithe, agallaimh san áireamh

(a) Léiriú

Cinneann an tOmbudsman an bhféadfaidh ionadaíocht a bheith ag duine in imscrúdú.

Mar riail ghinearálta, i dtaobh agallamh a rinneadh i rith imscrúduithe, ní chuireann an tOmbudsman in aghaidh láithreacht tríú páirtí, chomh fada is nach bhfuil an duine lena mbaineann:

(i)         ina oifigeach a bhí páirteach go díreach in ábhar an ghearáin;

(ii)        ina oifigeach dlí ag ab rannóg, duine nó comhlacht lena mbaineann an gearán nó

(iii)       ina oifigeach sinsearach ag an agallaí.

Tá na daoine sna catagóirí thuas mí-oiriúnach mar go bhféadfadh coimhlint leasa a bheith i gceist.

Go ginearálta, áirítear le daoine a mheastar a bheith oiriúnach le hionadaíocht a dhéanamh thar ceann duine eile ag agallamh imscrúdaithe, oifigigh idirchaidrimh agus oifigigh na n-aonad Pearsanra/Eagraíochta, oifigigh cheardchumainn nó ionadaithe dlí seachas iad siúd atá eisiata ag (ii) thuas.

I gcás go n-aontaíonn an tOmbudsman le láithreacht ionadaí dlíthiúil, ní áirítear anseo aon chomhaontú chun costais an ionadaithe sin a íoc, agus, go deimhin, níl aon fhoráil dó sin san Acht Ombudsman, 1980.

Tá an tOmbudsman den tuairim nach bhfuil sé inmhianaithe go mbeadh ionadaíocht dhlíthiúil ar scála mór i rith imscrúdaithe. Cinntíonn sé seo nach mbíonn imscrúdú sáraíochta nó dleathaíoch gan ghá, mar go bhféadfadh sé seo an tsaincheist a mhéadú, nósanna imeachta a chosc agus an t-am a ghlacann sé le himscrúdú a dhéanamh a shíneadh.

Ach, i gcás gur dhiúltaigh duine ionadaíocht, dlíthiúil nó eile, nó nár iarr siad é, déanfaidh an tOmbudsman athbhreithniú ar an seasamh más léir i rith imscrúdaithe go bhfuil baol ann go mbeidh tionchar ar chearta pearsanta an duine, mar shampla, trí bhíthin a ndea-ainm nó a gcáil a cheistiú. I gcásanna mar sin, cinnfidh an tOmbudsman:

-           an chaoi ina leanfaidh an t-imscrúdú ar aghaidh;

-           an bealach a dtabharfar deis don duine lena mbaineann labhairt ag an imscrúdú; agus

-           ceist na hionadaíochta, ag coinneáil san áireamh cur chuige ginearálta an Ombudsman mar a leagadh amach thuas agus na cúinsí a d’ardaigh in aon chás ar leith.

I dtéarmaí ginearálta, measann an tOmbudsman gurb é ról aon ionadaí comhairle a thabhairt, agus ní chun ceisteanna a fhreagairt thar ceann an agallaí.  Ní cheadaítear d’ionadaithe na himscrúdaitheoirí a cheistiú nó cuir isteach ar aon bhealach eile ar an agallamh nó ar an imscrúdú go ginearálta.

Go ginearálta, ní cheadófar croscheistiú, seachas a mhéid is go n-éilíonn cothroime nó go bhfuil sé cuí sna cúinsí sin. Tá an tOmbudsman den tuairim go bhfuil sé cothrom agus cóir drochfhianaise a chur faoi bhráid na ndaoine a bhfuil tionchar aige orthu agus freagraí scríofa nó ó bhéal a fháil uathu, mar is cuí, mar aon leis an bhféidearthacht le finnéithe a thabhairt ar ais chun tuilleadh imscrúdaithe a dhéanamh. Ba cheart a chur san áireamh chomh maith go bhfuil dualgas dlíthiúil ar an Ombudsman deis a thabhairt do dhuine léirithe a dhéanamh chuici má tá, ar bhonn agallaimh, nó eile, toradh nó cáineadh dochrach don duine lena mbaineann in aon dréachtráiteas, moladh nó tuarascáil a thagann as imscrúdú.

(b) Taifeadadh

Léireoidh taifead ar agallamh imscrúdaithe chomh beacht agus is féidir na ceisteanna a cuireadh agus na freagraí a fuarthas. Ní léirmhíniú ar na rudaí a dúradh a bheidh sa taifead ar fhreagraí, ach léiriú chomh beacht agus is féidir, agus sa seicheamh inar seachadadh iad, ar na pointí a rinneadh sna focail a úsáideadh, go háirithe agus príomhcheisteanna á bplé. Níl sé mar bheartas ag an Ombudsman tras-scríobh a thabhairt ar thaifead agallaimh.

Ní iondúil go gceadaítear d’agallaithe a nglacadóir nótaí féin a bheith i láthair ag agallamh. Más mian le hagallaí a g(h)lacadóir nótaí féin a bheith i láthair, caithfidh sé/sí iarratas a dhéanamh i scríbhinn leis an Ombudsman roimh an agallamh.

Is iondúil go dtaifeadann an Oifig agallaimh i scríbhinn ach, uaireanta d’fhéadfaí iad a thaifeadadh ar théip, más le gearánaithe nó oifigigh iad.

(c) Diúltú ceisteanna a fhreagairt

I gcás go ndiúltaíonn an t-agallaí ceist(eanna) a fhreagairt nó má fhreagraíonn siad “Níl a Fhios Agam” nó “Ní Cuimhin Liom” go dianseasmhach, beidh ar an oifigeach imscrúdaithe measúnú a dhéanamh an féidir aon rud úsáideach a fháil trí leanúint leis an agallamh.  Má táthar sásta go bhfuil an duine seachantach agus bacúil ina f(h)reagraí d’aon turas, ba cheart go gcuirfeadh an t-oifigeach imscrúdaithe an t-agallaí ar an eolas maidir le foráil Alt 7(3) den Acht Ombudsman. Mura bhfuil an t-oifigeach imscrúdaithe den tuairim nach bhfuil fiúntas ar bith le leanúint leis an agallamh, ba cheart dóibh pé faisnéis is mian leis an agallaí a thabhairt dóibh a fháil ón agallamh agus gach ceist a chur mar atá beartaithe, d’ainneoin na gcúinsí.

Ba cheart d’agallaithe a thabhairt faoi deara go bhfolaítear in a alt 7(3) den Acht Ombudsman, 1980, arna leasú, nach ndéanfaidh duine trí ghníomh nó neamhghníomh bac a chur le feidhmiú a feidhmeanna nó aon ní eile a bheadh ina dhíspeagadh cúirte dá mbeadh an tOmbudsman ina cúirt a raibh an chumhacht aici cimiú le haghaidh díspeagadh cúirte.

(d)   Costais

Féadfaidh an tOmbudsman, má mheasann sé/sí a bheith cuí, costais a íoc le gearánaí nó leis an oifigeach atá páirteach in imscrúdú chomh fada is go mbaineann costais le

(a)        taisteal agus cothabháil a tabhaíodh i gceart agus

(b)        cúiteamh as cailleadh ama.

Cinneann an tAire Airgeadais na suimeanna iníoctha – Alt 7(5).  Ní dóchúil go n-ardófar iarratas ar íocaíocht costas i gcás gur iarr an Oifig seo ar an duine lena mbaineann taisteal chuig ionad ar leith agus nach bhfuil a c(h)ostais iníoctha ag aon údarás eile.

Aguisín 9:  Cásanna le hImscrúdú a Aithint

Ón 1 Márta 2011, tá nós imeachta nua i bhfeidhm ag an Oifig chun gearáin a aithint le himscrúdú.Faoin nós imeachta nua, measann Painéal Imscrúduithe (an Painéal) cásanna le hiniúchadh (ag foireann an Aonaid Imscrúduithe go príomha), agus cinneann siad cé na cásanna a imscrúdófar.

Déantar cur síos ar fheidhmiú Painéal Imscrúduithe i gcáipéis eile.Is í feidhm an nóta seo na critéir a leagan amach (a) a chuideoidh le cásanna a aithint a d’fhéadfaí a imscrúdú agus (b) le cuidiú roghnú ó na cásanna a beartaíodh le himscrúdú.

Is dhá ghné ar leith iad seo leis an gcleachtas: ar an gcéad dul síos, na réamhriachtanais reachtúla d’imscrúdú a aithint agus, ar an dara dul síos treoirlínte a fhorbairt le cuidiú leis na cásanna a roghnú (ó na cásanna féideartha) ar cheart a imscrúdú.

Réamhriachtanais Reachtúla

Éilíonn dlínse an Ombudsman le himscrúdú a dhéanamh:

1.                  Caithfidh an “gníomh” aitheanta a bheith déanta ag comhlacht poiblí liostaithe amhail a bheith faoi dhlínse an Ombudsman. Áirítear “teipeanna gníomhú” sa téarma “gníomh”. Gur gníomhartha an chomhlachta poiblí sin iad gníomhartha ghníomhaire de chuid comhlachta poiblí chun críocha an Achta Ombudsman. Caithfidh an gníomh a bheith ina ghníomh “a rinneadh i gcomhlíonadh feidhmeanna riaracháin”.

2.                  Caithfidh gur léir don Ombudsman, ón réamhscrúdú, go ndearna nó go mb'fhéidir go ndearna an gníomh atá i gceist “dochar do phearsa”. Tabhair faoi deara go dtagraíonn iarmhairtí dochracha do “phearsa”.

3.                  Caithfidh gur léir don Ombudsman ón réamhscrúdú “maidir leis an ngníomh (i) go ndearnadh nó go mb'fhéidir go ndearnadh é gan údarás cuí, (ii) go ndearnadh nó go mb'fhéidir go ndearnadh é ar fhoras neamhábhartha, (iii) gur neamart nó neamh-aire nó go mb'fhéidir gur neamart nó neamh-aire ba chúis leis, (iv) go raibh sé nó go mb'fhéidir go raibh sé bunaithe ar eolas earráideach nó easpach, (v) go raibh sé nó go mb'fhéidir go raibh sé idirdhealaitheach go míchuí, (vi) go raibh sé nó go mb'fhéidir go raibh sé bunaithe ar chleachtas riaracháin míchuibhiúil, nó (vii) go raibh sé nó go mb'fhéidir go raibh sé thairis sin contrártha do riaradh cóir nó fónta.”

4.                  Caithfidh go ndearna “pearsa” an gearán leis an Ombudsman i ndáil leis an ngníomh NÓ caithfidh gur léir don Ombudsman “ag féachaint do na himthosca ar fad” gur cheart an cás a imscrúdú. Is iondúil go dtagraítear dó seo amhail rogha “féintionscnaimh” le himscrúdú a dhéanamh.

5.                  Caithfidh nach mbaineann aon cheann de na heisceachtaí arna liostú in alt 5 den Acht Ombudsman. Tig leis an Ombudsman roinnt de na heisceachtaí seo a chur i leataobh dá rogha féin i gcás gur léir di “gur cuí sin a dhéanamh de bharr imthosca speisialta”. Tá cuid eile de na heisceachtaí seo ceangailteach ar an Ombudsman.

Nóta Tráchta

D’fhéadfaí mearbhall a bheith ann i dtaobh roinnt gnéithe de dhlínse an Ombudsman agus is í an chomhairle is fearr, i gcás aon mhearbhaill, an cás áirithe a phlé ag cruinniú foirne.Tá sé i gceist go soiléireodh na nótaí tráchta seo a leanas roinnt den mhearbhall.

I gcás go dtagraíonn an tAcht Ombudsman do “phearsa” – i dtéarmaí gearán a dhéanamh nó a raibh drochthionchar ag comhlacht poiblí orthu – áirítear san fhocal “pearsa” comhlacht corparáideach, comhlacht neamhchorpraithe daoine mar aon le duine aonair [alt 18(c) den Acht Léiriúcháin 2005].

Cé go gcaithfidh gníomh so-aitheanta a bheith ann, ní gá go mbeadh gearán ar leith. I gcás go bhfuil gearán (mar is iondúil), ní gá gurb é an gearánaí an duine a bhfuiltear ag éileamh go raibh drochthionchar air; ach níor cheart dul ar aghaidh gan comhaontú an duine a bhfuiltear ag éileamh go raibh drochthionchar air de ghnáth.

Uaireanta, tugtar faisnéis don Ombudsman maidir le droch-chleachtas, ní neamhghníomh líomhnaithe, a (bhfuiltear ag éileamh go) raibh drochthionchar aige ar dhuine nó ar aicme daoine go ginearálta. Mar shampla, d’fhéadfadh go mbaineann an fhaisnéis le cleachtas atá ag ospidéal trí huaire níos mó othar a ghairm chuig clinic d’othar seachtrach ná gur féidir déileáil leo ar an lá sin; is é an drochthionchar nach bhfeicfear go leor de na hothair an lá sin ar chor ar bith. Sna cásanna seo tá sé tábhachtach a bhunú an bhfuil gearán á dhéanamh ag an duine nó an bhfuil siad díreach ag soláthar faisnéise. Más gearán atá á dhéanamh, tig leis an Ombudsman iniúchadh a dhéanamh ar an ngnáthbhealach. Tá sé seo faoi réir, áfach, ag an Ombudsman a bheith sásta tar éis réamhscrúdú a dhéanamh, agus d’ainneoin nár ainmníodh aon duine ar leith a raibh drochthionchar orthu, “go ndearna nó go mb'fhéidir go ndearna an gníomh atá i gceist dochar do phearsa”. I gcás nach bhfuil an té a thug an fhaisnéis ina ghearánaí, ach go bhfuil siad ag iarraidh an cheist a chur faoi bhráid an Ombudsman, is leis an Ombudsman imscrúdú a dhéanamh ar bhonn “féintionscnaimh”. Tá sé seo faoi réir ag an Ombudsman a bheith sásta tar éis réamhscrúdú a dhéanamh “go ndearna nó go mb'fhéidir go ndearna an gníomh atá i gceist dochar do phearsa”.

I roinnt cásanna tabharfaidh “sceithire” laistigh de chomhlacht poiblí (nó laistigh de ghníomhaireacht ag feidhmiú thar ceann comhlachta poiblí) an fhaisnéis don Ombudsman agus b’fhéidir gur mian leo fanacht gan ainm. Chun na ceisteanna a ardaítear ag “sceithire” a fhiosrú, bheadh ar an Ombudsman an cás a fhiosrú ar bhonn “féintionscnaimh”. Arís, roimh dhul ar aghaidh chuig imscrúdú, caithfidh an tOmbudsman a bheith sásta ón réamhscrúdú, go ndearna nó go mb'fhéidir go ndearna an gníomh atá i gceist “dochar do phearsa”.

Mura bhfuil faisnéiseoir ar leith an, tá sé oscailte don Ombudsman fós imscrúdú “féintionscnaimh” a dhéanamh chomh fada is dteastaíonn réamhscrúdú ón “ngníomh” ar cuireadh ar an eolas í ina thaobh. Ní dheirtear faic san Acht faoin mbealach a bhfaigheadh an tOmbudsman faisnéis ar “ghníomh” óna dteastaíonn imscrúdú mura mbeadh gearánaí ná faisnéiseoir ann. D’fhéadfaí a áireamh le foinsí féideartha faisnéise tuairiscí meáin, tuairiscí Dála agus Seanaid mar aon le tuairiscí comhlachta eile lena n-áirítear NGOanna agus cumainn ghairmiúla.

Critéir chun Cásanna a Roghnú le hImscrúdú

Ní gá don Ombudsman iniúchadh a dhéanamh ar gach gearán bailí. Tá sé laistigh de spiorad an Achta Ombudsman cinneadh a dhéanamh gan iniúchadh a dhéanamh d’ainneoin go bhfuil fiúntas éigin ag an ngearán. Ach, tá sé ríthábhachtach go ndéantar cinneadh gan iniúchadh a dhéanamh ar bhonn sraith critéar atá réasúnach agus comhréireach.

Ag glacadh leis gur sásaíodh na réamhriachtanais reachtúla d’imscrúdú a dhéanamh, tá na breithnithe seo a leanas ábhartha chun cásanna le himscrúdú a roghnú:

·         méid an drochthionchair agus an mbaineann sé le cearta bunúsacha (e.g. seirbhísí ospidéil) nó ceisteanna nach bhfuil chomh tromchúiseach (e.g. droch-chumarsáid nó míchúirtéis);

·         an bhfuil tionchar ag an ngníomh ar dhuine amháin nó ar roinnt daoine nó ar dhaoine go ginearálta;

·         an bhfuil gearáin eile den chineál céanna idir lámha faoi láthair nó an ardaíonn an cás saincheist a ardaíodh cheana nár ndeachthas i ngleic leis in imscrúdú;

·         an bhfuil impleachtaí leathana ag an tsaincheist a ardaíodh do chomhlacht poiblí ar leith, do riarachán poiblí ar leith, nó do scéim ar leith nó cineál scéime;

·         an bhfuil an cás ina “chás tástála” a n-úsáidtear an toradh a bhíonn air i gcásanna eile cosúil leis, sa chomhlacht poiblí céanna nó i gcomhlachtaí poiblí eile, lena mbaineann (e.g. go n-úsáidfí toradh an imscrúdaithe in údarás áitiúil amháin in údaráis áitiúla eile);

·         más féidir sásamh a bhaint amach trí mhodh an réamhscrúdaithe;

·         fiú má táthar in ann sásamh a bhaint amach trí réamhscrúdú, gur léir gur cheart imscrúdú a dhéanamh (mar shampla, d’fhonn a cheadú don Ombudsman trácht a dhéanamh agus torthaí a aimsiú);

·         an t-amscála dóchúil agus méid na n-acmhainní a theastaíonn chun an t-imscrúdú a dhéanamh;

·         an dteastaíonn saineolas seachtrach chun imscrúdú a dhéanamh (e.g. comhairle dlí ar shaincheisteanna dlí, cliniciúla nó pleanála);

·         an oireann an tsaincheist a ardaíodh le haon straitéis Oifige reatha le díriú ar shaincheisteanna ar leith de riarachán poiblí (e.g. an bhéim reatha ar do bhaint sna réimsí sláinte agus cúram sóisialta a leathnú).

Tá feidhm ag na breithnithe seo le himscrúduithe a eascraíonn as gearán ar leith nó ó roinnt gearán lena mbaineann. Beidh feidhm ag go leor de na breithnithe seo chomh maith i gcás imscrúduithe “féintionscnaimh” beartaithe ach, anuas air sin, beidh feidhm ag na breithnithe seo a leanas i dtograí mar sin:

·         an bhfuil nó an dóchúil go ndéanfaidh comhlacht reachtúil eile imscrúdú ar an gceist;

·         an bhfuil an tsaincheist beartaithe lena imscrúdú sách suntasach, agus an bhfuil ranníocaíocht an Ombudsman sách láidir, go mbeadh leibhéal suntasach acmhainní ag teastáil in imscrúdú “féintionscnaimh”;

·         an bhforbróidh an t-imscrúdú a bheartaítear ról an Ombudsman i réimsí nua nó le déileáil le grúpaí (i gcleachtas) nár fhreastal an tOmbudsman orthu go dtí seo (e.g. an lucht siúil, iarrthóirí tearmainn).

Tosaíochtaí a Bhunú

Beidh na critéir a leagtar amach thuas úsáideach agus cinneadh a dhéanamh maidir le himscrúdú a dhéanamh ar aon chas ar leith. Níor cuireadh aon mheáchan le critéar ar leith agus is leis an bPainéal Imscrúduithe, ar bhonn cas ar chás, fiúntas an dtograí a mheas. Ach, tá sé réasúnach cinneadh go mbeadh aird ar leith ag an bPainéal ar thograí le himscrúdú

·         cásanna a bhaineann le sáruithe líomhnaithe ar chearta (daonna) bunúsacha,

·         “cásanna tástála" a mbeidh a dtoradh inaistrithe le comhlachtaí eile,

·         cásanna a bhféadfadh impleachtaí níos leithne a bheith acu don chomhlacht poiblí nó do chomhlachtaí poiblí go ginearálta (lena n-áirítear cásanna a bhfeabhsóidh a dtoradh caighdeáin go ginearálta), agus

·         cásanna atá íogair ó thaobh ama agus dá mbeadh moill fhada san imscrúdú chaillfí an deis do shásamh ceart (d’fhéadfaí gearáin a bhaineann le híocaíochtaí leasa bunúsacha nó le cóireáil ospidéil nó leighis eile a áireamh anseo).

Sa ghearr le meántéarma, agus ag brath ar infhaighteacht acmhainní, is dóchúil go mbeidh gá liosta feithimh a úsáid chun cásanna a imscrúdú. Cé go bhfuil sé seo mí-ámharach, tá de bhuntáiste leis go ndéanfar imscrúdú am éigin ar chásanna nach réitítear ag an réamhchéim. I roinnt cásanna, d’fhéadfadh sé go mbeadh sé mar éifeacht ag an gcinneadh le himscrúdú a dhéanamh (cé go bhfuil an t-imscrúdú á chur siar ar feadh tréimhse) go n-athródh an comhlacht poiblí a sheasamh.

Ó thaobh an bhainistithe cáis de, tá sé ciallmhar go mbeadh meascán d’imscrúduithe gnáthaimh agus neamhghnácha ar siúl ag aon am.